Projectleider aanbestedingstrajecten

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig! Stadsbedrijven is een dienst binnen de gemeente Utrecht en is verantwoordelijk voor alle rollende en varende voertuigen binnen de gemeente Utrecht. Mede omdat de omvang en de diversiteit van onze inkoop zo groot is, is het belangrijk dat we doeltreffend zijn. Doelen zijn allereerst dat we de goede dingen kopen, passend bij de behoefte van de gebruiker en passend bij onze ambities, waaronder Social Return en MVOI. Als projectleider heb jij een belangrijke bijdrage in het realiseren van onze doelen.

Opdrachtomschrijving
Als projectleider van de inkoop van divers materieel en mogelijke systemen draai je volledig mee in de inkoopaanbesteding als vertegenwoordiging van de afdeling. Samen met een inkoopadviseur doorloop je een aanbestedingsprocedure. Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het resultaat van de aanbesteding. In het wervingsteam betrek je de juiste inhoudelijke mensen van de afdeling. De implementatie van het contract in de uitvoering en borgen in een goede werkwijze in de afdeling. Bewaken van het inkoopbudget. Het inkoopproces is de verantwoordelijkheid van de inkoopadviseur.

De prioriteit voor de komende periode ligt bij de aanbesteding van divers materieel, aantal aanbestedingen die op stapel staan zijn: dienstvoertuigen, ritregistratie, zware voertuigen (vrachtwagens, veegmachines), mede als voorzieningen die daarbij nodig zijn. Je vormt een projectteam (in samenwerking met afdeling Materieel Beheer en de desbetreffende afdeling waar de middelen voor zijn) waar inhoudsdeskundige en de eindgebruiker een belangrijke rol hebben.

Jouw werkzaamheden

• Aanleggen van een goede structuur en overzicht houden van alle fasen van de diverse projecten, waar jij verantwoordelijk voor bent.
• Fungeren als projectleider tussen inkoop, decentrale inkopers/contractmanagement/betrokken medewerkers vanuit de intern gemeentelijke klanten.
• Organiseren van projectgroep-vergaderingen en sturen op proces en inhoud.
• Beschrijven van een projectaanpak.
• Verantwoordelijk voor het programma van eisen; je schrijft dit samen met het wervingsteam.
• Rapporteren, zowel mondeling als schriftelijk, aan de opdrachtgever(s).
• Continue werken aan dossieropbouw.
• Samenwerken met collega's op operationeel en tactisch niveau.

Je bent tenminste 2 dagen in de week op locatie, of zoveel vaker als de opdracht daarom vraagt. Je werkt autonoom, waar mogelijk met eigen middelen en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het resultaat van de werkzaamheden.

Jij hebt/bent:

• Minimaal een hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal drie jaar ervaring als projectverantwoordelijke voor (Europese aanbestedingen), waarbij je tenminste 3 Europese aanbesteding zelfstandig hebt begeleid; bij voorkeur heb je kennis van (zwaar) materieel.
• Minimaal 3 jaar recente Projectleiders ervaring is belangrijk.
• Je bent bekend met het inkoopproces en weet welke stappen er in dit proces nodig zijn.
• Je begrijpt de aanbestedingswet en kunt werken met een inkoopbeleid zoals van gemeente Utrecht.
• Ervaring met het werken aan projecten in een politieke bestuurlijke omgeving.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Een proactieve houding, integer, accuraat, flexibel, breed inzetbaar, bezit overtuigingskracht en adviesvaardigheden en kan inspelen op ontwikkelingen.
• Je kunt snel een netwerk aanleggen en de juiste stakeholders informeren en betrekken.
• Je bent resultaatgericht en weet hoe je mensen het beste kunt motiveren.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal een hbo werk- en denkniveau
2. Minimaal drie jaar ervaring als projectverantwoordelijke voor (Europese aanbestedingen), waarbij je tenminste 3 Europese aanbesteding zelfstandig hebt begeleid; bij voorkeur heb je kennis van (zwaar) materieel
3. Minimaal 3 jaar recente Projectleiders ervaring is belangrijk. je bent bekend met het inkoopproces en weet welke stappen er in dit proces nodig zijn. Je begrijpt de aanbestedingswet en kunt werken met een inkoopbeleid zoals van gemeente Utrecht
4. Ervaring met het werken aan projecten in een politieke bestuurlijke omgeving. Daarnaast beschik je over de volgende competenties:
5. Een proactieve houding, integer, accuraat, flexibel, breed inzetbaar, bezit overtuigingskracht en adviesvaardigheden en kan inspelen op ontwikkelingen
6. Je kunt snel een netwerk aanleggen en de juiste stakeholders informeren en betrekken. Je bent resultaatgericht en weet hoe je mensen het beste kunt motiveren
7. Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden

Wensen:

1. Je hebt minimaal 3 jaar recente Projectleiders ervaring en je bent bekend met het inkoopproces en weet welke stappen er in dit proces nodig zijn. Je begrijpt de aanbestedingswet en kunt werken met een inkoopbeleid zoals van gemeente Utrecht
2. Geef aan waar je voornaamste werkervaring bij de overheid ligt
3. Beschrijf je ervaring als projectverantwoordelijke (voor Europese aanbestedingen), waarbij je tenminste 3 Europese aanbesteding zelfstandig hebt begeleid; hierbij leg je uit wat je kennis is van (zwaar) materieel:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.