Management Assistent(e)

Ben jij een zeer goede spin in het web? Gaat notuleren jou goed af en ben jij opzoek naar een parttime baan?  

Lees dan zeker even onderstaande vacature.

Voor onze opdrachtgever zijn wij opzoek naar een ervaren Management Assistent(e) /  Office Manager / Secretaresse voor 3,5 a 4 dagen in de week.

Als Management Assistent (e) ondersteun je in de breedste zin van het woord en ontzorg jij op alle niveaus het hele kantoor. Hierbij weet jij als geen ander ten alle tijden een gevoel van professionaliteit en samenwerking te behouden. Onderstaand een greep uit je diverse takenpakket:

• Administratieve werkzaamheden zoals; correspondentie, faciliteren in de financiële administratie en online tekenverzoeken coördineren;
• Logistiek aangaande vergaderingen en afspraken regelen, zoals bijvoorbeeld het boeken van vluchten, hotels, het maken van reisplannen en verzorgen van catering;
• Agendabeheer verzorgen voor de Business Manager en SNS Pool;
• Met regelmaat notuleren van vergaderingen (regelmatig in het Engels)
• Verantwoordelijk voor de planning, coördinatie en adequate opvolging van diverse uiteenlopende projecten;
• Je bent een belangrijke schakel in de interne- en externe communicatiestromen, je hebt hierbij een belangrijke signaalfunctie;
• Het representatief en professioneel ontvangen van bezoek en het organiseren van evenementen, bijeenkomsten, lunches & diners;
• Het accorderen van facturen in D365;
• Oppakken van ad-hoc werkzaamheden.

Kortom: een zeer zelfstandige functie waarbij je op de achtergrond ervoor zorgt dat alles op rolletjes verloopt, maar wanneer nodig je op de voorgrond kan treden en een representatieve rol kan aannemen.

Door de grote diversiteit aan werkzaamheden zoeken wij iemand die georganiseerd gestructureerd en nauwkeurig werkt.  Daarnaast;

• Ben communicatief vaardig en gebruik je correct Nederlands in zowel woord als geschrift; je hebt gevoel voor verhoudingen en je kunt je van nature bewegen tussen en aanpassen aan diverse gesprekspartners;
• Kan jij goed notuleren en filteren; je weet de essentie van een overleg in een verslag vast te leggen (1 keer in de 4 weken, 4 uur);
• Ben jij in staat om te relativeren en het overzicht te behouden; je kan gestructureerd (blijven) werken, óók als het werk/de dag anders loopt dan vooraf gepland.

En verder;

• Beschik jij over HBO werk- en denkniveau (Bij voorkeur een afgeronde HBO Secretaresse opleiding);
• Goede beheersing van MS Office (Word, Powerpoint, Excel, Power BI, Teams);
• Uitstekende beheersing van Nederlandse, Engelse (B2) communicatieve vaardigheden in woord en geschrift;
• Ervaring in een soortgelijke functie;
• Kennis van D365 is een pré.

Onze opdrachtgever is internationaal actief en verzorgt alle mogelijke activiteiten en diensten volgens de behoeften van klanten in diverse sectoren en industrieën. Het bedrijf is een bekende speler op het gebied van offshore, douane & logistiek.  

• Salaris tussen de €2.000,- en €2.800 bruto op basis van 40 uur. Afhankelijk van leeftijd en ervaring;
• Een zelfstandige, uitdagende functie binnen een fijn team met gedreven collega's;
• Gedeeltelijk thuiswerken (in overleg) behoort tot de mogelijkheden;

Contactgegevens
Bedrijfsnaam: Olympia
Contactpersoon: Sophie Manse
Adres: Beatrixstraat 21
Postcode/plaats: 1781 EM Den Helder
Telefoon: 023 583 7000
Email: s.manse@werk.olympia.nl