Administratief medewerker steunpunt

In deze functie staat schakelen centraal: enerzijds met management en bestuur, anderzijds met collega’s en Amsterdammers. Het werk vraagt om iemand die administratief sterk is, maar ook oog heeft voor de menselijke kant van de organisatie.

Als administratief medewerker steunpunt draag je bij aan het administratief en financieel beheer van de brede ondersteuning voor gedupeerd gemeentepersoneel. Je verwerkt aanmeldingen, houdt registraties zorgvuldig bij in Excel ten behoeve van de kwartaalrapportage en zorgt ervoor dat gegevens tijdig en correct worden verwerkt in de online systemen. Daarnaast stel je een jaarplanning op en ondersteun je bij de voortgang van verschillende projecten.

In deze rol werk je intensief samen met interne en externe partijen. Je vraagt documenten op, controleert aanvragen en beheert deze met zorg. Door je gestructureerde en nauwkeurige werkwijze zorg je ervoor dat processen soepel verlopen, ook in periodes waarin het werktempo hoog ligt.

Een gemiddelde werkdag bestaat uit agendabeheer, het plannen van afspraken en het organiseren van bijeenkomsten, zowel groot als klein. Je signaleert onregelmatigheden, lost deze op en controleert de juistheid en volledigheid van ingevoerde gegevens. Ook stel je periodieke overzichten en rapportages op, analyseer je afwijkingen en trends en geef je toelichting of advies bij de samenstelling van rapportages. Je zorgt voor tijdige verwerking van gegevens in het administratiesysteem en geeft aanwijzingen over de aanlevering en verwerking van gegevens.

Daarnaast combineer je informatie uit verschillende administraties en organiseer je bijeenkomsten binnen het project. Je notuleert signaalsessies, bewaakt actiepunten en regelt praktische zaken. Voor de projectleider zorg je dat de dagelijkse werkzaamheden zo soepel mogelijk verlopen.

Je werkt met enthousiasme en laat je niet snel uit het veld slaan. Je communiceert helder en correct, zowel mondeling als schriftelijk, en fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe partijen. Daarbij voer je aanvullende werkzaamheden uit ter ondersteuning van verschillende processen.

• Minimaal drie jaar ervaring in administratieve functies.
• Het vermogen om overzicht te creëren en administratieve processen gestructureerd en nauwkeurig te beheren.
• De veerkracht om om te gaan met soms ingrijpende verhalen en gebeurtenissen van gedupeerden, en deze professioneel een plek te geven.
• Ervaring met het werken binnen programma’s en projecten, of de bereidheid om dit snel eigen te maken.

Daarnaast breng je de volgende competenties mee:

• Plannen: je coördineert activiteiten efficiënt en zorgt dat doelstellingen binnen de gestelde tijd worden behaald.
• Klantgerichtheid: je speelt in op de wensen en behoeften van de klant.
• Samenwerken: je levert een constructieve bijdrage aan een goed teamresultaat en aan een positieve werksfeer.
• Stressbestendigheid: je blijft effectief en zorgvuldig werken, ook onder druk of bij tegenslag.
• Initiatief: je signaleert kansen en zet deze om in verbeteringen of vernieuwingen.
• Verantwoordelijkheid: je bent aanspreekbaar op je eigen handelen en neemt de consequenties daarvan serieus

De Gemeente Amsterdam wil een werkgever zijn waar alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. Verschillen tussen mensen worden gekoesterd, omdat die diversiteit bijdraagt aan betere resultaten voor de organisatie én de stad. De gemeente streeft naar een personeelsbestand dat een afspiegeling vormt van de Amsterdamse beroepsbevolking. Wie je ook bent, je bent van harte welkom.

In de periode van 2004 tot en met 2019 voltrok zich de kinderopvangtoeslagenaffaire, waarbij tienduizenden Nederlanders onterecht beschuldigd werden van fraude en geconfronteerd werden met hoge terugvorderingen. Dit leidde bij velen tot grote financiële en persoonlijke gevolgen. In 2022 is de Wet hersteloperatie toeslagen ingevoerd, die gemeenten de opdracht geeft om brede ondersteuning te bieden aan gedupeerden, zodat ouders en kinderen hun leven weer op de rit kunnen krijgen.

De gemeente Amsterdam heeft hiervoor een speciaal programma opgericht dat de herstelaanpak uitvoert en verder ontwikkelt. Binnen deze aanpak werken verschillende afdelingen en organisaties samen, waaronder de Buurtteams, Ouder- en Kindteams, het Team Kindregeling, het Doorbraakteam en steungroepen van en voor gedupeerde ouders en kinderen. De directie Inkomen is opdrachtgever van deze integrale aanpak. De functie van administratief medewerker steunpunt GGP maakt onderdeel uit van dit programmateam.

• Een parttime baan van 24 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3.171,- en maximaal €4.464,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante werkervaring en opleiding;
• Een uitzendcontract van een jaar!
• Je bouwt direct pensioen op;
• Reiskostenvergoeding van €0,10 per kilometer met de auto, €0,15 lopend of fietsend en €0,21 met het OV met een max van 45 km per reis;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8,33 % vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering;
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

Contactgegevens
Bedrijfsnaam: Olympia
Contactpersoon: Chris Bootsma
Adres: Rhijnspoorplein 10-38 II
Postcode/plaats: 1018 TX Amsterdam
Telefoon: +31203585000
Email: c.bootsma@werk.olympia.nl