Managementassistent - Gemeente regio Noord-Limburg

Jij bent een organisatietalent pur sang met een frisse, open blik en integere persoonlijkheid. Als managementsecretaresse ondersteun je afdelingshoofden op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Jij zorgt ervoor dat zij hun rol optimaal kunnen vervullen en hun tijd efficiënt en effectief kunnen inzetten. Dit doe je door alle (digitale) correspondentie slim te organiseren en agenda’s af te stemmen. Door alle vragen, documenten en andere vormen van informatie te filteren en te stroomlijnen. Je speelt flexibel in op ad hoc situaties en bewaakt deadlines. Je plant en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten.

Je kijkt ook kritisch mee in processen en bent pro actief als het gaat om aandragen van verbeteringen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het plannen van afspraken met de afdelingshoofden. Iedereen weet jou te vinden, zowel interne collega’s als de buitenwereld benaderen jou voor het inplannen van afspraken. De diversiteit aan mensen waarmee je werkt is groot en hier word jij blij van. Altijd een stap vooruit denken en het overzicht bewaren zijn vaardigheden die je goed ontwikkeld hebt in jouw loopbaan.

Het team

Als managementsecretaresse ondersteun je afdelingshoofden op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Dat doe je in nauwe samenwerking met je twee collega-secretaresses. Als team vullen jullie elkaar aan en ondersteunen jullie elkaar. Hierdoor ben je goed op de hoogte van wat er in de gemeente en in de organisatie speelt.

Jouw werkweek

Het klinkt cliché, maar geen dag is hetzelfde. Je weet nooit wat je te wachten staat en al is je to do list nog zo lang, je weet van aanpakken.

Je hebt de lead in het agendabeheer. Je plant de afspraken in en bereidt afspraken voor door ook het reserveren van de juiste ruimte, materialen en IT faciliteiten. Complexe agenda’s managen vind je een uitdaging. Je denkt mee en pakt ook proactief zaken op die via de mail binnenkomen.

• Je hebt minimaal een MBO+ werk- en denkniveau;
• Je bent communicatief zeer sterk en hebt MS Office goed in de vingers;
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in je rol op een hoger managementniveau. Je hebt bij voorkeur ook ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving en/of een grote organisatie;
• Je bent beschikbaarheid voor 32 uur per week;
• Je bent stressbestendig en diplomatiek;
• Je bent pro actief, hebt een vooruitziende blik;
• In verband met de bezetting van het team is woensdag in ieder geval een werkdag voor jou.

Voor onze opdrachtgever: een gemeente in regio Noord-Limburg, zijn wij namens Continu Professionals opzoek naar een Managementassistent. Deze functie is ingeschaald in schaal 7 en betreft initieel een tijdelijke opdracht, maar biedt een leerzame opdracht om jouw reeds opgedane vaardigheden en expertises verder te ontwikkelen. De mogelijk bestaat om na 1 jaar in vast dienstverband te treden.

Bij Continu Professionals streven we ernaar om jouw carrière te begeleiden en te ondersteunen in het vinden van een functie die perfect bij jou past. We begrijpen hoe belangrijk het is om de juiste match te vinden tussen talent en werkgelegenheid. Daarom zijn we vastbesloten om jou te helpen bij het ontdekken van de meest geschikte kansen in jouw vakgebied.

Het salaris bedraagt €2700 tot €3831 op basis van een een 36-urige werkweek, afhankelijk van opleidingsniveau en werkervaring. Dit is conform cao Gemeenten.

Contactgegevens
Bedrijfsnaam: Continu Professionals
Contactpersoon: Lisa Pijls
Telefoon: 043 711 31 00
Email: l.pijls@continu.nl