Directiesecretaresse

Als directiesecretaresse bij de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO), op de afdeling Regieorgaan SIA in Utrecht, ben jij de onmisbare schakel in het team. Jij zorgt ervoor dat alles vlekkeloos verloopt, van het beheren van complexe agenda's tot het regelen van de kleinste details. De directeuren kunnen op jou rekenen, want jij krijgt die afspraken wél in de agenda en zorgt ervoor dat alles tijdig wordt geregeld, zodat jouw collega's zich kunnen concentreren op hun werk.

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Je beheert de complexe agenda's van meerdere MT-leden en zorgt voor de opvolging van afspraken.
• Je plant afspraken, bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat benodigde informatie tijdig wordt aangeleverd.
• Je organiseert vergaderingen, boekt externe vergaderruimtes en houdt rekening met de specifieke wensen van deelnemers.
• Je ondersteunt het wervings- en selectieproces, werkt actief met het w&s-systeem en plant afspraken met sollicitanten in.
• Je boekt hotels en reizen, registreert ziekte- en betermeldingen en verzorgt attenties zoals een bos bloemen.
• Je biedt administratieve, secretariële en organisatorische ondersteuning bij projecten en programma's.

Kortom, een afwisselend takenpakket met veel verantwoordelijkheid. Je kunt 32 of 36 uur per week aan de slag met een jaarcontract. Er wordt hybride gewerkt, deels op kantoor in Utrecht en deels thuis.

Jij bent een ervaren en proactieve directiesecretaresse met een scherp organisatorisch inzicht. Jij houdt van aanpakken en hebt geen moeite met het beheren van complexe agenda's en het coördineren van verschillende taken tegelijkertijd. Je werkt efficiënt, kunt snel schakelen en hebt oog voor detail. Jij begrijpt wat er nodig is om de dagelijkse gang van zaken soepel te laten verlopen en weet altijd het overzicht te bewaren, zelfs in een dynamische werkomgeving.

Verder breng jij het volgende mee:

• Mbo+ werk- en denkniveau.
• Ervaring als directieondersteuner en met het beheren van complexe agenda's.
• Vaardigheid in MS 365 en ervaring met wervings- en selectiesystemen; nieuwe systemen maak je snel eigen.
• Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend.

• Een salaris van € 3.201,00 tot € 4.291,00/ schaal 8 cao Onderzoeksinstellingen.
• Een reiskostenvergoeding of een NS businesskaart.
• Een laptop en mobiel zodat jij goed thuis kan werken.
• Een thuiswerkvergoeding.
• Je bouwt naar rato 25 vakantiedagen per jaar op en ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
• Pensioenopbouw vanaf dag 1.
• Een eindejaarsuitkering.
• Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.