Projectmedewerker

Voor Staatsbosbeheer is FlexIntens op zoek naar een Projectmedewerker voor 24 uur per week.

Context werkgebied van organisatieonderdeel:

In Zuid-Holland werken plusminus 20 projectleiders in opdracht van recreatieschappen, de provincie Zuid-Holland en gemeenten. Projectleiders moeten zorgen voor degelijke projectplannen, duidelijke opdrachten, rechtmatige aanbestedingen, goed toezicht met nauwkeurige verantwoording en administratie. De projecten variëren van beheer en Groot Onderhoud tot speciale projecten zoals het omvormen van agrarische gronden naar natuurgebieden, kwaliteitsimpulsen, maatregelen om stikstofdepositie te verminderen, bosuitbreiding, het vernatten van gebieden, plaatsen van uitkijktorens, bankjes of andere recreatie-gerelateerde zaken. Jouw opdracht is om de projectleiders te ondersteunen met het maken van het projectplan, het indienen van de subsidieaanvraag, het aanvragen van vergunningen, het aanleggen van een helder dossier in de 2 archiefsystemen, het bewaken van de rechtmatige aanbestedingen, het vastleggen van inkooporders, de documentatie van prestatieverklaringen en het inzicht verschaffen in de financiële stand van zaken van het project versus het budget. Dit laatste vergt het samenvoegen van 3 systemen. Daarnaast ontzorg je de projectleiders bij interactie met publiek zoals persberichten of enquêtes of inloopavonden en organiseer je een opening bij de oplevering van een project.

Functiebeschrijving:

Als project ondersteuner ontzorg je een aantal projectleiders. Je zorgt voor de subsidie aanvragen en tussenrapportages. Daarbij bewaak je de kwaliteit van de back up en het gevolgde proces (bijvoorbeeld een check op de begroting en de aanwezigheid van mandaat voor de aanvraag). Zodra de beschikking ontvangen is werk je met de projectleider en een aantal collega's van financiën om te zorgen dat er een projectnummer ingericht wordt in de administratie. Je zorgt dat de back up voor het projectbudget compleet is. Je zet een project dossier op in 2 archiefsystemen en bewaakt de volledigheid er van. Je ondersteunt met het maken van inkooporders, prestatieverklaringen en financiële overzichten. Ook kan het zijn dat er verslagen gemaakt moeten worden. Daarnaast ondersteun je de- projectleider bij de interactie met het publiek en andere zaken die geregeld moeten worden.

Verantwoordelijkheden:

Projectleider ontzorgen zodat deze meer projecten tegelijk kan managen en zich kan focussen op de meer technische aspecten van het projectmanagement. Zo veel mogelijk praktische werkzaamheden uit handen nemen. Interne werkzaamheden betreffen vooral archief en administratie. Externe werkzaamheden liggen met name op gebied van interactie met publiek en communicatie.

Functie:

• Ondersteuning van projectleider bij het behalen van het projectresultaat binnen de vooraf gestelde randvoorwaarden ten aanzien van kwaliteit, geld en tijd. Jouw rol is om te zorgen dat er periodiek inzicht gegeven wordt in de stand van zaken versus dat kader.
• Projectleider helpen bij subsidie aanvragen, vergunning aanvragen, interne afstemming, inregelen budget en archief en communicatie met publiek.
• Bewaken dat er volgens de regels aanbesteed wordt en dat er een dossier aangelegd en bijgehouden wordt dat auditproof is.
• Inkooporders en prestatieverklaringen vastleggen in financieel systeem. Daarbij bewaak je dat de basis/back up voor deze handelingen aanwezig is. Dit geldt ook voor het laten vastleggen van projectbudgetten.
• Leveren van de periodieke verantwoording voor betreffende project / projectonderdeel.
• Zorgdragen voor tijdige en adequate communicatie en omgevingsmanagement voor de projecten.
• Zorgdragen voor toetsing en kwaliteitsborging van de te leveren producten.

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Je hebt een HBO werk- en denkniveau.
2. Je kan (financiële) management rapportages maken.
3. Je beschikt over een auto-rijbewijs.
4. Een referentie met een opdrachtomschrijving onder vermelding van contactdetails.

Wensen:

1. Kennis van RAW, UAV(GC) en besteksadministratie is een pré.
2. Waarom pas deze kandidaat bij Staatsbosbeheer, termijn van beschikbaarheid (voorkeur per direct).