Medewerker Bestuurssecretariaat/ Kabinetsmedewerker

Let op: Omdat de inhoud van deze opdracht een verhoogd risico met zich meebrengt voor de arbeidsrelatie/verhouding van de Opdrachtgever naar een zzp'er toe (indicatie: schijnzelfstandigheid/arbeidsovereenkomst), is het niet mogelijk om deze opdracht als zzp'er uit te voeren. Zzp'ers hebben wel de mogelijkheid te kunnen reageren op de opdracht, maar wanneer de opdracht aan een zzp'er gegund wordt, dient hij/zij in dienst (Payroll/Detachering/Uitzendbureau) te gaan om de opdracht uit te kunnen voeren. De inschrijver dient hier bij de gehele inschrijving rekening mee te houden.

Opdracht
Als medewerker bestuurssecretariaat/ kabinetsmedewerker werk je samen met je collega's aan secretariële en ondersteunende taken. Dit doe je voor het college van burgemeester en wethouders.

Je werkt in eerste instantie voor de burgemeester en kabinetszaken en daarnaast ben je ook inzetbaar voor de  wethouders. Dit houdt dus in dat je flexibel inzetbaar bent bij meerdere bestuurders. Verder ben jij een teamspeler waar jouw collega's op kunnen rekenen en draag je bij aan een efficiënt bestuurssecretariaat!

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren van complexe agenda's, organiseren van in- en externe afspraken en deze voorbereiden;
• Je beheert documenten en de informatievoorziening binnen de organisatie (we werken met o.a. Notubiz, Djuma, TopDesk en Perfect View);
• Je draagt zorg voor het afhandelen van correspondentie;
• Je bent de contactpersoon van interne en externe contacten en fungeert als eerste aanspreekpunt;
• Je zorgt voor ontvangst en begeleiding van gasten;
• Kabinetszaken met o.a. aanvragen Koninklijke onderscheidingen, jubilea, organisatie veteranenbijeenkomst;
• Voor deze functie is het belangrijk dat je beschikbaar bent op de vrijdagen (in ieder geval in  de ochtend). De overige dagen en uren bespreken we in overleg.

Houd er rekening mee dat de functie tijdelijk voor 32 uur per week is in verband met ziekte binnen het team. De duur ervan is niet bekend. Hierna zal de functie teruggezet worden naar 16-24 uur per week.

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Kabinetszaken in de afgelopen 5 jaar.
2. Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau in de richting van managementassistent of directiesecretaresse
3. Aantoonbare werkervaring als secretaresse in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsorganisatie
4. De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf
5. Beschikbaar voor minimaal 32 uur per week
6. Beschikbaar om fysiek op locatie aanwezig te zijn gedurende de opdracht, in ieder geval op vrijdag

Wensen:

1. te beoordelen door Flextender (weging, totaal 100 punten)
2. Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als directieof bestuur secretaresse bij een gemeente
3. Aantoonbare werkervaring met Ms office (incl teams en outlook)
4. Aantoonbare werkervaring met Notubiz
5. Aantoonbare werkervaring met Djuma
6. Aantoonbare werkervaring TopDesk
7. Aantoonbare werkervaring met Perfect View