FunctiebeschrijvingVoor de Gemeente Amsterdam is FlexIntens op zoek naar een Senior projectsecretaris Zuidas voor 32 tot 36 uur per week.
Opdrachtomschrijving
Zuidas in Amsterdam is uitgegroeid tot een dynamisch en internationaal georiënteerd gebied, bekend om zijn concentratie van kennisintensieve en toonaangevende bedrijven. Wat begon als een zakendistrict, ontwikkelt zich nu tot een levendig stadsdeel waar ook steeds meer mensen komen wonen. Dankzij de strategische ligging tussen Schiphol en de binnenstad trekt Zuidas zowel nationale als internationale bedrijven en instellingen aan. Deze groeiende mix van functies bevordert samenwerking tussen diverse sectoren. Hoewel het gebied nog volop in ontwikkeling is, blijft Zuidas het toonaangevende internationale zakencentrum van Nederland.
Een van de projecten is het ABN-AMRO complex. Het ABN AMRO complex is gelegen aan de zuidzijde van station Amsterdam Zuid. Victory Group, de eigenaar, zet in op een transformatie van dit gebied van een ‘gesloten vesting' naar een hoogwaardig en gemengd social business district met o.a. kantoren, wonen en voorzieningen. De ambitie is dat het huidig volume wordt uitgebreid naar maximaal 207.000 m2 BVO vloeroppervlak. Zuidas is op zoek naar een senior projectsecretaris ter ondersteuning van senior projectmanager ten behoeve van de projecten. In deze rol ben je een onmisbare schakel in het succesvol realiseren van projecten binnen de gestelde doelen en ben je nauw betrokken bij zowel de operationele uitvoering als de strategische afstemming.
Resultaatgerichte Verantwoordelijkheden:
Waarborging van Continuïteit: Bij afwezigheid van de Senior Projectmanager wordt continuïteit gewaarborgd door het zelfstandig uitvoeren van bilaterale overleggen met opdrachtgevers en het effectief aansturen van projectteams.
Effectieve Coördinatie: De projectteams worden gecoördineerd en afgestemd met zowel interne als externe stakeholders. Verslaglegging, agendabeheer en projectcommunicatie zijn volledig en accuraat uitgevoerd.
Besluitvorming en Bewaking: Bestuurlijke besluitvorming is voorbereid en onderbouwd, waarbij de planning en budgetten nauwgezet worden bewaakt en contracten correct worden beheerd.
Organisatie en Administratie: Projectbijeenkomsten zijn tijdig georganiseerd en correct gedocumenteerd. Administratieve systemen, inclusief SharePoint, zijn up-to-date en accuraat onderhouden.
Contractmanagement: Ondersteuning van de projectleider grondzaken resulteert in tijdige en correcte opmaak, redactie en ondertekening van contractstukken.
Financieel Beheer: Financiële processen zijn uitgevoerd conform de gestelde eisen. Voortgangsrapportages bieden een helder inzicht in de financiële status en de voortgang van projecten.
Procesbegeleiding: Politieke en bestuurlijke processen zijn zorgvuldig begeleid en ondersteund, met oog voor besluitvormingskaders en stakeholderbelangen.
Resultaatverwachting: Alle genoemde activiteiten resulteren in een soepel verlopend projectproces, tijdige besluitvorming en tevreden stakeholders, waarbij de voortgang en kwaliteit van projecten aantoonbaar zijn geborgd.
Werkzaamheden
Als ondersteunend professional zorg je ervoor dat projecten soepel verlopen, binnen de afgesproken kaders worden uitgevoerd en alle stakeholders goed geïnformeerd en betrokken blijven. Dit wordt bereikt door de volgende producten te realiseren:
Opmaken van Anterieure overeenkomsten, Allonges en andere contracten;
Opstellen van toetsbrieven voor schetsontwerp, voorlopig ontwerp en definitief ontwerp grootstedelijke ontwikkeling op;
Opstellen van halfjaar rapportages van de project financiën;
Opstellen voortgangsrapportages;
Opstellen van integrale project-en werkbegrotingen;
Schrijven van bestuurlijke memo's en voordrachten Dagelijks Bestuur en wethouders;
Opstellen werkplannen;
Verslaglegging.
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.
De opdrachtgever(s)
Het cluster Ruimte en Economie staat voor het creëren van de ruimtelijke en economische randvoorwaarden die nodig zijn om Amsterdam tot een sterke metropool uit te laten groeien. Dit doet het cluster vanuit opgaven in de ruimtelijke economische sector van zowel het college als ook de bestuurscommissies van de stadsdelen en met en voor de huidige en toekomstige bewoners, bedrijven en bezoekers. Het Cluster Ruimte en Economie omvat 13 onderdelen met een grote diversiteit aan onderwerpen.
Organisatieonderdeel Grond en Ontwikkeling geeft vorm aan de groei en ontwikkeling van Amsterdam en realiseert daarmee gemeentelijke doelstellingen op het terrein van gebieds- en vastgoedontwikkeling. De kerntaken zijn: het bouwrijp maken van gemeentelijke grond en het in erfpacht uitgeven daarvan; het beheer van onroerend goed en financieel-economische begeleiding en management van ruimtelijke projecten.Organisatieonderdeel het Projectmanagementbureau van de Gemeente Amsterdam verzorgt in opdracht het project-, proces- en programmamanagement van projecten in het ruimtelijk, sociaal en economisch domein. Onze belangrijkste werkvelden zijn: gebiedsontwikkeling, sociale domein, verkeer en vervoer en (maatschappelijk) vastgoed. Het Projectmanagementbureau is een open en flexibele organisatie met een platte organisatiestructuur. Met één directeur, drie directieleden en circa 600 medewerkers. Daarnaast is er een staf die het primaire proces ondersteunt.
Functie-eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
De aangeboden kandidaat heeft minimaal vijf (5) jaar aantoonbare werkervaring opgedaan in de laatste zeven (7) jaar op het gebied van gebiedsontwikkeling binnen een 100.000 plus gemeente en heeft kennis van de stad Amsterdam
De aangeboden kandidaat heeft minimaal vijf (5) jaar kennis van grootschalige gebiedsontwikkeling (in het bijzonder) transformatie bankgebouw/ voormalig hoofdkantoor bank
De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een hbo werk- en denkniveau
Wensen:
De aangeboden kandidaat heeft minimaal vijf (5) jaar kennis en ervaring met het schrijven van bestuurlijke besluitvorming en kennis van Andreas
De aangeboden kandidaat heeft ervaring in zelfstandig voorzitten van werkgroepen en projectteam-overleggen
De aangeboden kandidaat heeft kennis en ervaring met het opstellen en begeleiden van juridisch planologische processen, zoals bestemmingsplansprocedure en een stedenbouwkundigplan
De aangeboden kandidaat heeft kennis en ervaring van AMOPIS
OrganisatieReageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 31-12-2024 om 12:00. ArbeidsvoorwaardenHet beheersen van de Nederlandse taal is voor elke functie vereist. Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.
Kernwoorden
www.vacant.nl maakt gebruik van cookies. Klik hier voor meer informatie.
Sluiten
