Inkoopadviseur

Voor de Gemeente Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Inkoopadviseur voor 28 tot 36 uur per week.

Korte beschrijving speelveld
Utrecht heeft jou nodig!

De Gemeente Utrecht koopt jaarlijks voor circa € 750 miljoen in. We kopen diverse zaken in binnen onze gemeente. Mede omdat de omvang en de diversiteit van onze inkoop zo groot is, is het belangrijk dat we doeltreffend zijn. Doelen zijn allereerst dat we de goede dingen kopen, passend bij de behoefte en passend bij onze ambities, waaronder Social Return en MVOI. Als Inkoopadviseur heb jij een belangrijke bijdrage in het realiseren van onze doelen. In deze functie weet je een verbindende factor te zijn om de vragen en projecten uit te praktijk om te zetten naar aanbestedingen.

Als inkoopadviseur begeleid je zelfstandig inkooptrajecten. In deze functie bestaat dit voornamelijk uit Europese aanbestedingen. Het kunnen verschillende Europese aanbesteding zijn, waaronder aanbestedingen met ICT affiniteit. Je werkt samen in een verwervingsteam van specialisten om de doelstelling van de aanbesteding te behalen. Door goed te luisteren naar de behoefte van de Opdrachtgever weet je feilloos de juiste procedure te koppelen. Je maakt hierbij gebruik van de beschikbare tools en templates om aanbestedingen doelmatig, met een hoge kwaliteit, adequaat en tijdig te kunnen doorlopen.

Je maakt onderdeel uit van het team Aanbesteding van ongeveer 12 fte groot waar je met collega Inkoopadviseurs kan je sparren over aanbestedingsvraagstukken. Daarnaast bestaat de inkooporganisatie van de Gemeente Utrecht uit 50/60 collega's waar je in de dagelijkse praktijk regelmatig mee samenwerkt. Regelmatig deel je ervaringen met je collega's tijdens structurele overleggen want leren van elkaar staat bij ons voorop. Zo zoeken we samen naar inkoopinnovaties en het verbeteren van processen. Omdat het belangrijk is om een goede verbinding te hebben met het team, de verwervingsteams en de inkooporganisatie is het belangrijk dat je zo veel mogelijk aanwezig bent op het kantoor van de gemeente Utrecht.

Opdrachtomschrijving
Als Inkoopadviseur houd je je bezig met:

• Een aantal lopende of in voorbereiding zijnde aanbestedingen van de vertrekkende collega overnemen.
• Realiseren van het gemeentelijk inkoopbeleid door zelfstandig (Europese) inkooptrajecten ten uitvoer te brengen ten behoeve van de verschillende categorie(ën)/ specialisme(n).
• Fungeren als verbindende schakel tussen inkoop, decentrale inkopers/ Inkoper Specials/contractmanagement/ betrokken medewerkers en je bewaakt het inkoopproces.
• Ondersteunen van de verschillende organisatieonderdelen bij inkoopvragen en het vervangen van collega inkopers bij ziekte of andere omstandigheden. Verantwoordelijk voor het proces van de totstandkoming van de aanbestedingsaanpak. Vanuit je rol ben je instaat dit zelfstandig uit te voeren.
• Leveren van gevraagd en ongevraagd advies en je bent daarbij in staat procesmatig een voortrekkersrol te vervullen.
• Zelfstandig uitvoeren van en/of ondersteunen bij aanbestedingstrajecten door middel van:
  
  • Vakinhoudelijke expertise toe te passen op het gebied van (complexe) Europese aanbestedingstrajecten en inkoop categorieën.
  • Ontwikkelen van aanbestedingsadvies ten behoeve van marktbenadering en aanbesteding strategie aan opdrachtgevers c.q. procesbegeleiders.
  • Aandragen van integrale oplossingen waarin de politieke, interne en externe belangen samenkomen.
  • Projectmatig uitvoeren van de werkzaamheden.
  • Signaleren van ontwikkelingen en/of problemen binnen de aanbestedingsregels en inkoop categorieën.
  • Rapporteren en archiveren.
  • Uitbrengen van advies, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Delen van de opgedane kennis met de inkooporganisatie.
  • Samenwerken op operationeel en tactisch niveau met (directe) collega's.
  
  
  
  
• Deelnemen aan relevante inkoop en contractmanagement overleggen binnen de gemeentelijke inkooporganisatie

Resultaat van de opdracht
Deze opdracht kan worden afgerond als een aantal Europese aanbestedingen zijn volbracht.

Jij hebt/bent:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal drie jaar ervaring als procesverantwoordelijke voor Europese aanbestedingen, waarbij je tenminste 5 Europese aanbesteding zelfstandig hebt begeleid.
• Minimaal 3 jaar inkoopervaring en bent aantoonbaar in staat zelfstandig op tactisch niveau te acteren.
• Ervaring met het werken in Tendernet.
• Ervaring in een politiek bestuurlijke omgeving bij voorkeur bij een gemeente.
• Ruime ervaring met projectmatig en resultaatgericht werken. Je kunt uit eigen beweging zaken aanpakken, voorstellen en/of proactief reageren.
• Inkoopkennis op minimaal Conducto Inkoop & Aanbesteden/ Nevi 1 (of gelijkwaardig) conducto Aanbesteden voor Gevorderde/ Nevi 2 (of gelijkwaardig) is een pre.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Een proactieve houding, bent integer, accuraat, flexibel, breed inzetbaar, bezit overtuigingskracht en adviesvaardigheden en kan inspelen op ontwikkelingen.
• Je bent omgevingssensitief en hebt gevoel voor het werken in een politiek omgeving. We vinden het belangrijk dat je in staat bent om een breed draagvlak voor je advies en een Europese aanbesteding van A tot Z weet te begeleiden met kennis van zaken. Daarnaast kun je de vakinhoud creatief vertalen naar passende oplossingen voor de organisatie.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo'n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina.

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. De kandidaat beschikt over minimaal hbo werk- en denkniveau.
2. De kandidaat heeft minimaal drie jaar ervaring als procesverantwoordelijke voor Europese aanbestedingen, waarbij de kandidaat tenminste 5 Europese aanbesteding zelfstandig heeft begeleid.
3. De kandidaat heeft minimaal 3 jaar zelfstandig inkoopervaring met Europese aanbestedingen.

Wensen:

1. Aantal jaren zelfstandige inkoopervaring met Europese aanbestedingen.
2. De kandidaat heeft ervaring met Europese aanbestedingen op ICT gebied.
3. De kandidaat heeft werkervaring binnen een Gemeente.
4. Geef aan welk type aanbestedingen de kandidaat heeft gedaan binnen een overheidsorganisatie.