Collegesecretaresse bestuurlijke besluitvorming

Als collegesecretaresse bij gemeente Alkmaar sta je midden in de organisatie. Je werkt met verschillende collega's voor het bestuur en de griffie. Je zorgt ervoor dat alle documenten voor besluitvormende collegevergaderingen, afstemmings- en beleidsoverleg compleet zijn. Ook verzorg je de terugkoppeling daarvan. Je houdt de planning in de gaten en zorgt voor een goede agendaverdeling. Met een klein team voer je de regie op de gehele bestuurlijke stukkenstroom.

Jouw taken zijn daarnaast:

• Het controleren of stukken voldoen aan de gestelde eisen.
• Het signaleren van vertragingen in het proces en hierop actie ondernemen.
• Het archiveren van documenten.
• Het ondersteunen van de collegesecretaris bij het verbeteren van kwaliteit en zichtbaarheid van het bestuurlijke proces.

Je werkt 28 tot 32 uur per week. Je start zo snel mogelijk voor een periode van 5 maanden.

Als collegesecretaresse heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je snapt wat nodig is ter voorbereiding op collegevergaderingen en bent voorbereid op de opvolging hiervan. Je denkt graag mee, ziet kansen en helpt bij de verbeterslag die ze willen maken, bijvoorbeeld met data, in het handboek, mappenstructuur en formats. Ook werk je nauwkeurig en gestructureerd. Je houdt goed overzicht over lopende en afgeronde zaken. Je bent goed in oordeelsvorming. Flexibel en meewerkend waar kan, standvastig waar nodig.

Verder:

• Heb je minimaal mbo 4 werk- en denkniveau.
• Ben je digitaal vaardig en kun je makkelijk overweg met lbabs en office 365.
• Weet je hoe een gemeente werkt en ken je de besluitvormingsprocessen in een politieke context.
• Heb je een proactieve houding en ben je een aanpakker.

• Een afwisselende baan bij een overheidsorganisatie.
• Een salaris van € 3.052 t/m € 4.297 bruto op basis van 36 uur, conform schaal 8 van cao gemeenten. Je wordt ingeschaald o.b.v. je werkervaring.
• Een reiskostenvergoeding van €0,11per kilometer ongeacht vervoersmiddel.
• Je bouwt naar rato 25 dagen per jaar op en je ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops.
• Collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg-)verzekeringen.
• Doorbemiddeling na uitstroming: Driessen Verbindt!