Projectsecretaris

Je bent verantwoordelijk voor de effectieve leiding en planning van de projectorganisatie en voor een efficiënte inzet van interne en externe IPM-(top)rolhouders, projectmedewerkers en middelen voor een wegverbredingsproject bij Rijkswaterstaat.

Waar kom je terecht?
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Zij beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en –wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Ter vervanging van een van onze medewerkers zoeken wij een projectsecretaris die de medewerkers kan inspireren tot optimale samenwerking.

Jij komt terecht op een complex wegverbredingsproject. Dit project heeft een strakke planning dat zorgt voor veel risico’s en kansen. Dankzij de coördinatie van de besluiten sluit jij als projectsecretaris goed aan bij de actuele issues, waardoor je in staat bent om op verzoek van de projectmanager snel voor extra capaciteit of kwaliteit te zorgen in een actueel dossier.

De projectopdrachten en -plannen die je maakt zijn SMART, afgestemd met de opdrachtgever en passen binnen jouw projectenportefeuille. Daarnaast houd je rekening met de politieke, maatschappelijke en organisatorische haalbaarheid. Je onderzoekt risico’s en kansen, benoemt kritische succesfactoren en beoordeelt de gewenste toekomstsituatie en de implicaties en consequenties.

Samen met de IPM-(top)rolhouders formuleer je heldere projectdoelstellingen. Je adviseert over strategische aspecten van opzet, ontwikkeling, organisatie en uitvoering van de projectorganisatie. Dankzij jouw brede kijk op het project, de omgeving en de diverse werkprocessen ben je in staat de effecten op de langere termijn en in de planning, procedures en richtlijnen te evalueren en verbeteringen voor te stellen.

In jouw werk zijn goede afstemming en beheersing van raakvlakken belangrijk. Samen met de projectmanager en de betreffende IPM-(top)rolhouders zoek je naar de juiste visie / strategie om het gewenste besluit te krijgen. Ook zorg je ervoor dat besluiten worden vastgelegd door middel van notulen, en houd je een actielijst bij in een documentmanagementsysteem (CONNECT).

Je werkt nauw samen met veel verschillende partijen en onderhoudt deze relaties goed. Als in bestaand beleid projectbelang en algemeen belang botsen, grijp jij in. Je bent actief in het delen van je kennis en ervaring binnen heel Rijkswaterstaat.

Wat ga je doen?

• Je bent verantwoordelijk voor een goede voorbereiding en vastlegging van het Project Managers Overleg (PMO) en bewaakt de kwaliteit van de voorbereide en afgestemde vergaderstukken (inclusief de agenda), zodat besluiten efficiënt genomen kunnen worden.


• Je bewaakt de toegekende budgetten, projectkwaliteit en de projectvoortgang en zorgt ervoor dat elk project op tijd is afgestemd met diverse disciplines die meewerken.


• Je bent zichtbaar en aanwezig binnen de projectorganisatie en bent het aanspreekpunt voor de IPM-rolhouders en hun adviseurs.


• Je bent verantwoordelijk voor de juiste stijl en de samenwerking met anderen om tot de juiste besluitvorming te komen.


• Je bent verantwoordelijk voor het tijdig aan laten leveren van de gevraagde documenten, en zorgt voor (tussentijdse) rapportages en evaluaties.


• Je hebt regelmatig afstemoverleggen met verschillende interne en externe belanghebbenden en bent verantwoordelijk voor het coördineren van de overleggen van de projectmanager en zijn vervanger.


• Je zorgt voor versterking van de samenwerking tussen de teamleden door het organiseren van team- en andere werksessies.

Wat breng je mee?

Eisen

• Je hebt een afgeronde wo-opleiding.


• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol.


• Je hebt ervaring met het organiseren van vergaderingen en teamoverleggen.


• Je hebt ervaring binnen overheidsorganisaties, gemeenten en provincies en met functionele verhoudingen binnen en tussen die organisaties.


• Je hebt 3 jaar ervaring met projectmanagementmethoden en -technieken, zoals IPM.


• Je hebt kennis van en inzicht in de keten en je eigen positie daarin.

Wensen

• Je hebt kennis van de informatiesystemen SAP, HPRM en/of Connect.


• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in het leidinggeven aan projecten.


• Je hebt ervaring binnen RWS.


• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met droge infrastructuur in West-Nederland.

Kenmerken
Parttime/Fulltime: 32 uur
Looptijd: per direct, voor 12 maanden, met een optie tot verlenging van 1 x 12 maanden
Locatie: Rotterdam / Capelle aan den IJssel

Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

-

Solliciteer nu!
Spreekt deze opdracht je aan? Stuur dan je cv vóór dinsdag 18 maart 12.00 uur. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met onze consultant Jop Verhulst, bel 078-654 90 60. Referentienummer 250101.

Ik zoek toch een andere uitdaging!
Stuur ons je cv! Als we bekend zijn met jouw kennis en wensen, kunnen we je op de hoogte brengen zodra er een passende functie beschikbaar is. Mail ons via info@vandijkwerkt.nl of bel 078-654 90 60.

Waarom kiezen voor Van Dijk?
Wij werken aan de mooiste projecten in de ruimtelijke ordening en infrastructuur door heel Nederland. Dit doen we samen met de rijksoverheid, provincies, gemeenten, waterschappen en andere (semi)overheden. Bij ons heb je een zeer grote kans dat je op het juiste project terechtkomt, want we luisteren naar wat jij wilt en waar de opdrachtgever echt naar op zoek is. Je ervaart onze kernwaarden Betrouwbaar: we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen, Professioneel: we maken verwachtingen waar en Betrokken: we hebben aandacht voor je.

Contactgegevens
Bedrijfsnaam: Van Dijk Employment Services
Contactpersoon: Jop Verhulst
Adres: Kamerlingh Onnesweg 8
Postcode/plaats: 3316 GL Dordrecht
Telefoon: 078-6549060
Email: info@vandijkwerkt.nl