Bestuurssecretaresse

Als gemeentelijke organisatie maken we gebruik van de kracht van die dynamische samenleving. We bewegen flexibel mee en zijn een overheid die, veel meer dan voorschrijvend en controlerend, de voorwaarden wil scheppen voor inwoners en ondernemers. We werken in het hier en nu met onze blik steeds gericht op de toekomst.

Organisatie
Gemeente Staphorst is uniek, met een eigen karakter. Bijna iedereen kent ons wel en heeft daar een beeld bij. Veelal gebaseerd op haar oorsprong, cultuurhistorie en erfgoed. Daar hechten wij zeker waarde aan. Maar Staphorst is meer: het ondernemerschap, de bedrijvigheid, een compleet voorzieningenniveau en de verrassend mooie natuur zijn ook belangrijke kenmerken. Met bijna18.000 inwoners, waarvan een derde jonger dan 20 jaar, zijn wij een jonge en dynamische gemeente.

Als gemeentelijke organisatie maken we gebruik van de kracht van die dynamische samenleving. We bewegen flexibel mee en zijn een overheid die, veel meer dan voorschrijvend en controlerend, de voorwaarden wil scheppen voor inwoners en ondernemers. We werken in het hier en nu met onze blik steeds gericht op de toekomst.

Opdracht
Als ervaren secretaresse ondersteun je samen met je enthousiaste collega's het college. Je wordt onderdeel van het team secretariaat. Je hebt als bestuurssecretaresse ruime ervaring en ook oog voor de processen rondom besluitvorming. Waar nodig breng je structuur aan. Verder is het van belang dat je in deze functie kunt prioriteren: je weet onderscheid te maken tussen belangrijke en urgente zaken en niet belangrijke en niet urgente zaken. Op deze wijze weet je ook te ondersteunen bij de planning van de werkzaamheden.

Welke werkzaamheden worden onderdeel van jouw takenpakket?
Het ondersteunen van het college
Complex agenda beheer
Afspraken uitzetten, deadlines bewaken en overzichten opstellen
Afhandelen van het telefoon- en mailverkeer en verzorgen correspondentie
Voorbereiden en notuleren tijdens vergaderingen
Plannen en organiseren van (digitale) vergaderingen, reserveren van vergaderruimtes en het registreren in het geautomatiseerd systeem
Voorbereiden en organiseren van diverse bijeenkomsten
Voorbereiden en organiseren van bezoeken bij bijzondere jubilea en representaties
Bijdragen aan het borgen van de processen rondom besluitvorming en het bevorderen van de volledigheid en kwaliteit van de stukken
Overige ondersteunende werkzaamheden

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Gezien de aard van de opdracht leent deze zich er niet voor om door een ZZP'er uitgevoerd te worden. 
2. Minimaal een aantoobaar afgeronde hbo bachelor opleiding in de richting van office management/ secretariële ondersteuning
3. Minimaal 3 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse in de afgelopen 10 jaar bij een gemeentelijke organisatie
4. Uiterlijk 1 juni 2025 voor minimaal 24 uur per week beschikbaar

Wensen:

1. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met de systemen: Microsoft Office, JOIN, iBabs en Microsoft Teams, benoem waar dit is opgedaan
2. Bij voorkeur 8 jaar werkervaring als bestuurssecretaresse in de afgelopen 10 jaar bij een gemeentelijke organisatie
3. Een aanvullende opleiding bestuurssecretaresse
4. Bij voorkeur wordt deze opdracht ingevuld op basis van een deta-vast constructie (12 maanden detachering alvorens een direct dienstverband wordt aangegaan met de gemeente)

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.