Recordmanager (36 uur)

Jij verzorgt het fysieke en digitale informatiebeheer voor een gemeente in regio Utrecht. Je controleert op naleving van beleid en wet- en regelgeving, ontwikkelt en implementeert procedures en coördineert projecten op het gebied van informatiehuishouding.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Deze jonge gemeente vlak bij de stad Utrecht gelooft in de kracht van innovatie. Ruim 450 medewerkers werken dagelijks voor 65.000 inwoners aan de ontwikkeling van een groene, diverse omgeving, waarin iedereen zich thuis voelt. De organisatie ontwikkelt zich de komende jaren naar een open en betrouwbare digitale overheid die, samen met andere partijen, innovatieve taken en diensten levert.

Als recordmanager werk je nauw samen met onder andere de andere recordmanagers, beleidsadviseurs en functioneel beheerders binnen het team Informatiebeheer. Ook ben je eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor alle medewerkers van het team Archief / DIV die verantwoordelijk zijn voor de operationele activiteiten.

Jij zorgt mede voor een goede inrichting en werking van het informatiebeheer (analoog en digitaal) op tactisch en operationeel niveau. Je ondersteunt bij de implementaties van generieke werkwijzen voor opslag, beheer en vernietiging van informatie en archiefbescheiden en houdt deze actueel. Je bent betrokken bij projecten om informatiesystemen goed in te richten en geeft samen met de beleidsadviseurs gevraagd en ongevraagd advies aan collega’s, projecten en afdelingen.

Daarnaast geef je leiding aan bewerkingsprojecten van archiefbescheiden, waaronder migratie, vernietiging, overbrenging en digitalisering. Periodiek voer je audits en beoordelingen uit van informatiebeheerprocessen, controleer je de staat van de archiefruimten en doe je verbetervoorstellen. Dankzij jouw kennis van en inzicht in regel- en wetgeving ben je in staat om uit te leggen waarom bepaalde (beleids)keuzes zijn gemaakt.

Wat ga je doen:

• Informatiebeheer en ontwikkeling:
  
  
  
  • Je zorgt voor effectief beheer van fysieke en digitale archiefbescheiden gedurende de gehele levenscyclus (tot overbrenging naar de archiefdienst).
  
  
  • Je ontwikkelt, implementeert en onderhoudt procedures rondom archivering, zorgt voor het handhaven van kwaliteitsstandaarden voor informatiebeheer en doet voorstellen ter verbetering.
  
  
  • Je ontwikkelt en onderhoudt plannen voor informatiebeheer bij noodsituaties en calamiteiten en implementeert maatregelen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van records te waarborgen.
  
  
  • Je organiseert de juiste toegangsrechten en -beperkingen om onbevoegde toegang tot records te voorkomen en tegelijk gemakkelijke en efficiënte toegang tot informatie voor geautoriseerde gebruikers te creëren..
  
  
  • Je identificeert en implementeert verbeteringen in het informatiebeheerproces.
  
  
  
  


• Controle:
  
  
  
  • Je controleert op naleving van relevante wet- en regelgeving, identificeert en analyseert risico's (op tactisch-operationeel niveau) en stelt passende beheersmaatregelen voor.
  
  
  • Je bent verantwoordelijk voor het monitoren en evalueren van de naleving van het vastgestelde beleid en procedures, en zorgt voor consistentie en integriteit bij de uitvoer van informatiebeheer.
  
  
  • Je zorgt voor het evalueren en toepassen van technologische oplossingen voor efficiënter informatiebeheer en voert periodieke audits en beoordelingen uit van informatiebeheerprocessen om naleving en effectiviteit te waarborgen.
  
  
  
  


• Advies en ondersteuning:
  
  
  
  • Je adviseert medewerkers en management over naleving van afspraken rondom informatiebeheer en -beleid en geeft leiding aan de implementatie van informatiehuishoudingsbeleid binnen de organisatie, inclusief het opstellen van actieplannen en tijdlijnen.
  
  
  • Je ondersteunt bij de ontwikkeling (en eventueel verzorging) van trainingen en ondersteuningsmateriaal voor medewerkers.
  
  
  • Je leidt en coördineert projecten op het gebied van informatiehuishouding, inclusief het opstellen van projectplannen, budgetten en tijdschema’s, en zorgt voor het tijdig opleveren van projectresultaten die voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen en projectdoelstellingen.
  
  
  
  


• Je onderhoudt relaties met externe partijen zoals leveranciers van archiefsystemen en toezichthoudende instanties.

Wij vragen:

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding in informatiemanagement.


• Je kunt processen en werkwijzen ontwikkelen voor actuele en toekomstige problemen.


• Je hebt goede analytische en probleemoplossende vaardigheden.


• Je hebt kennis van relevante wet- en regelgeving met betrekking tot informatiebeheer en gegevensbescherming, waaronder waarderen en selecteren.


• Je hebt ervaring met informatiebeheersystemen en -technologieën, waaronder zaakgericht werken.


• Je kunt effectief samenwerken met diverse belanghebbenden binnen de organisatie.


• Je bent in staat projecten te begeleiden en uit te voeren.

Standplaats:
Regio Utrecht stad

Wij bieden:
De functie is per maandag 26 mei beschikbaar voor 36 uur per week. Deze functie is op projectbasis tot ten minste 1 september 2025. Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór maandag 19 mei 12.00 uur aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl. Ons referentienummer is 25263. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Bas Gielen op 078-6182212.

Ik zoek toch iets anders!
Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste opdracht. Als we jouw cv en wensen hebben, kunnen we contact met je opnemen zodra er een geschikte opdracht voorbijkomt. Zoek niet langer alleen en mail ons op info@pia.nl of bel 078-618 22 12.

Waarom kiezen voor PIA?
Op basis van interim- en projectmanagement, detachering en werving & selectie koppelen wij van Project Interim Advies (PIA) jou aan uitdagende opdrachten. We richten ons op professionals die graag hun bijdrage leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties.

PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.

Contactgegevens
Bedrijfsnaam: PIA Project Interim Advies
Contactpersoon: Bas Gielen
Adres: Madame Curiestraat 2
Postcode/plaats: 3316 GN Dordrecht
Telefoon: 078-6182212
Email: info@PIA.nl