Standplaats: Hilversum
Startdatum: 30-06-2025
Einddatum: 30-09-2025
Tijdelijk dienstverband: Ja
Uren per week: 16-24
Online sinds: 07-06-2025
Functie
Voor een non-profit organisatie in Hilversum zoeken we een Facilitair Coördinator.
De duur van de opdracht betreft 3 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 16-24 uur per week.
Bedrijfscultuur
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.
Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega's aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega's die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.
Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.
Functiebeschrijving
Per 1 januari 2026 gaat gemeente Hilversum ambtelijke fuseren met gemeente Wijdemeren. Per 1 januari 2027 zullen de besturen van beide gemeenten fuseren na de gemeenteraadsverkiezingen die in oktober 2026 gehouden worden. De medewerkers van Wijdemeren worden opgenomen in de teams binnen Hilversum. In totaal zal de organisatie ongeveer 1.250 medewerkers krijgen. In 2026 zal een deel van de publieksdienstverlening nog in Wijdemeren uitgevoerd worden evenals een aantal ondersteunende teams voor het bestuur. De organisatie van gemeente Hilversum gaat groeien van 5 afdelingen naar 8 afdelingen. Om alle teams in deze afdelingen van voldoende kantoorruimte te voorzien wordt ongeveer 2.800 m² extra kantoorruimte in gebruik genomen voor 1 januari 2026. Dit betekent dat diverse facilitaire contracten uitgebreid of aanbesteed moeten worden en leveranciers aangestuurd worden om op tijd de juiste kwaliteit dienstverlening in te regelen. Hierna zal ook nog een herschikking plaats vinden om de teams die in de bestaande gebouwen van voldoende ruimte te voorzien. Dit alles wordt aangestuurd door een externe projectmanager en samen met het facilitaire team gerealiseerd.
Vanuit de reguliere contractmanagementcyclus lopen er binnen het team facilitair ook nog een aantal projecten om bijvoorbeeld diensten aan te passen of uit te breiden. Binnen Hilversum wordt een aanbestedingskalender bijgehouden. Ook hieruit volgen acties indien contracten expireren. Ook worden beleidsdocumenten regulier en als gevolg van de fusie herijkt en ingebracht bij het Centraal Management Team (CMT) ter besluitvorming. Al deze werkzaamheden worden vanuit het team facilitair uitgevoerd.
Opdracht:
De komende maanden is er vanwege de toegenomen werkzaamheden als gevolg van de fusie en lopende projecten behoefte aan een Senior Facilitair Coordinator die een aantal werkzaamheden/ projecten oppakt samen met de verantwoordelijke facilitair coordinator om een versnelling te realiseren. We verwachten dat dit de volgende werkzaamheden betreft:
- Begeleiden aanbestedingen: mobiliteit, multifunctionele printers, sanitaire supplies;
- Opstellen beleidsdocumenten: gebruikersrichtlijn, samenwerkingsovereenkomst, catering vergaderlunches en beveiliging toegangspassen;
- Oppakken van overige werkzaamheden als gevolg van de fusie: coördineren van het afsluiten van addenda voor een aantal facilitaire contracten.
Functieomschrijving:
De Senior Facilitair Coordinator is verantwoordelijk voor het beheer, inrichting en contracmanagement binnen team facilitair en huisvesting van gemeente Hilversum. Hij of zij is een verbinder die contacten onderhoud met het team (zoals facilitair coordinatoren, algmeen faciltiair medewerkers en bodes), andere teams binnen interne dienstverlening, onze leveranciers en collega's die binnen de andere afdelingen en teams werkzaam zijn. Hij of zij:
- Verzorgt het opstellen van beleid, businesscases, projectvoorstellen en adviesstukken voor het management (CMT);
- Begeleidt zelfstandig Europese aanbestedingen en projecten;
- Operationeel aansturen van de facilitair coördinatoren;
- Helpen van de coördinatoren om (complexe) verzoeken/klantwensen te beoordelen en hier samen een adequate aanpak op bedenken en deze gezamenlijk tot uitvoering te brengen waarbij jij eindverantwoordelijk bent;
- Verzamelen van data die de basis kan vormen voor rapportages en besluitvorming. Je voert daarnaast analyses uit op bestaande rapportages om deze te verbeteren;
- Behoort tot het 2e lijns escalatieniveau voor operationele problemen en/of verstoringen.
De gesprekken bij de gemeente worden gepland op maandag 23 juni 2025.
- Je hebt een aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Facilitair Management of Hotelschool;
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van het aanbesteden van facilitaire contracten in de afgelopen 5 jaar (benoem dit duidelijk in het cv);
- Je hebt aantoonbare werkervaring met opstellen van facilitaire beleidsdocumenten tot en met besluitvorming in de afgelopen 3 jaar (benoem dit duidelijk in het cv).
- Graag ontvangen wij in ieder geval een persoonlijke motivatie en op verzoek een referentie.
Wensen:
- Beschikbaar per maandag 30 juni 2025 voor minimaal 16-24 uur per week;
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het coördineren van 2e lijns facilitaire dienstverlening in de afgelopen 2 jaar (Benoem dit duidelijk in het cv);
- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het uitvoeren van de contractmanagementcyclus zowel op het gebied van hard- als soft services (benoem dit duidelijk in het cv);
- Je hebt aantoonbare werkervaring met het aansturen van facilitair coördinatoren en uitvoerende medewerkers in de afgelopen 5 jaar, blijkend uit minimaal 2 referentie-projecten (benoem dit duidelijk op een aparte pagina in het cv);
- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een gemeentelijke of overheidsinstelling.
Bedrijfscultuur
De gemeente Hilversum luistert aandachtig naar de vraagstukken die haar burgers, bezoekers en bedrijven aan de orde stellen. We zoeken actief de dialoog op met onze inwoners en partners. We helpen hen om oplossingen te vinden. Soms door in coproductie samen te werken. En soms door de regie te voeren. Zo werken we aan een zelfredzame samenleving. Die samenleving verandert echter steeds sneller. Van ons wordt verwacht dat wij effectief en tijdig kunnen inspringen op nieuwe eisen en wensen.
Hiervoor hebben we een netwerkorganisatie gebouwd. Daarin werken ruim 600 collega's aan wat er nodig is voor en in Hilversum. Dat zijn collega's die hun maatschappelijke betrokkenheid en ambitie kunnen omzetten naar concrete resultaten, waar de stad verder mee kan. Het zijn collega's die bereid zijn om steeds die extra stap te zetten, ook op de minder gebaande paden. Die anderen - binnen en buiten de organisatie - stimuleren en helpen om hetzelfde te doen. Collega's die flexibiliteit tonen in houding en gedrag. Die denken en handelen vanuit zelfvertrouwen en verantwoordelijkheid. Collega's die politiek sensitief zijn, inzicht hebben in de processen en hun eigen rol binnen een politiek bestuurlijke omgeving.
Onze kernwaarden: klantgericht werken, initiatief nemen, samenwerken en samenlevingsgericht werken. De rode draad is dat we ons blijven ontwikkelen. Dan zijn we nu, maar ook in de toekomst, toegerust voor de (nieuwe) taken waar we als gemeente voor staan.
afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.