Senior bestuursassistent (32-36 uur)

Je ondersteunt minimaal 2 bestuurders bij een Utrechtse gemeente en zorgt dat alles vlot verloopt: van het coördineren van de stukkenstroom tot complex agendabeheer en van het voorbereiden van afspraken tot het leveren van input voor bijeenkomsten.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Bij deze gemeente werken ruim 5.000 medewerkers aan zaken als gebiedsontwikkeling, duurzame energie en mobiliteit voor de stad. Ter ondersteuning van 2 of meer bestuurders zoeken wij een flexibel inzetbare bestuursassistent die als onmisbare schakel in het bestuurlijke proces zorgt dat alles vlot verloopt.

Als bestuursassistent zorg je voor professionele, betrouwbare en soepele ondersteuning. Of het nu gaat om agendabeheer of het voorbereiden van afspraken: jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je kunt snel schakelen tussen de bestuurders, inwoners, directeuren van partnerorganisaties, ambtenaren en overige externe contacten, maar ook tussen de verschillende portefeuilles van de bestuurders.

Het is belangrijk dat je flexibel inzetbaar bent en op de woens- en vrijdagen kunt werken.

Wat ga je doen:

• Je bent het aanspreekpunt voor in- en externe contacten van de bestuurders.


• Je bent verantwoordelijk voor het programmeren van zeer complex agendabeheer en houdt grip op de agenda.


• Je scant op belangrijke berichten in de mailbox en handelt op eigen initiatief mailberichten af.


• Je bent en blijft op de hoogte van zaken deze spelen binnen de portefeuille van de bestuurder en communiceert snel en helder over de voortgang hiervan met de bestuurder en het team.


• Je draait mee in het team van adviseurs ronde de collegeleden en levert input op logistieke, agenda-technische en persoonlijke zaken.


• Je houdt overzicht in een complexe setting en stelt prioriteiten.


• Je zorgt dat de voorbereiding van verschillende afspraken juist en op tijd beschikbaar is.

Wij vragen:

• Je hebt minimaal een mbo-opleiding afgerond en relevante werkervaring op hbo-niveau.


• Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring als assistent op executive level van een bestuurder, gemeentesecretaris en algemeen directeur.


• Je hebt meerdere jaren ervaring als bestuursassistent binnen een grote gemeente, bij voorkeur voor een G4-gemeente of een gemeente met meer dan 100.000 inwoners.


• Je bent digitaal vaardig en bekend met de systemen Office 365, iBabs en Zaaksysteem.


• Je bent inzetbaar op de woensdagen en vrijdagen en de overige dagen flexibel inzetbaar.


• Je hebt bij voorkeur:
  
  
  
  • kennis van de omgeving Utrecht (stad en regio)
  
  
  • ervaring met het managen van de agenda van de bestuurder en de omgeving
  
  
  
  

Standplaats:
Omgeving Utrecht

Wij bieden:
De functie is per 1 september aanstaande beschikbaar. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 3 maanden, met een optie tot verlenging. Je kunt deze opdracht alleen in loondienst uitvoeren. Ben je nu zzp’er en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór donderdag 14 augustus aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl. Ons referentienummer is 25378. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Bas Gielen op 078-6182212.

Ik zoek toch iets anders!
Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste opdracht. Als we jouw cv en wensen hebben, kunnen we contact met je opnemen zodra er een geschikte opdracht voorbijkomt. Zoek niet langer alleen en mail ons op info@pia.nl of bel 078-618 22 12.

Waarom kiezen voor PIA?
Op basis van interim- en projectmanagement, detachering en werving & selectie koppelen wij van Project Interim Advies (PIA) jou aan uitdagende opdrachten. We richten ons op professionals die graag hun bijdrage leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties.

PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.

Contactgegevens
Bedrijfsnaam: PIA Project Interim Advies
Contactpersoon: Bas Gielen
Adres: Madame Curiestraat 2
Postcode/plaats: 3316 GN Dordrecht
Telefoon: 078-6182212
Email: info@PIA.nl