Archiefmedewerker

Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega's van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven. De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.

Opdracht
Informatie uit het archief van de provincie Overijssel met blijvende historische waarde moet na een bepaalde periode worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats (Collectie Overijssel). Dit betekent dat documenten zorgvuldig moeten worden gecontroleerd, geordend en beschreven, zodat de documentatie/informatie op een later tijdstip gemakkelijk terug te vinden is en toegankelijk blijft voor onderzoek en publicatie. Documentatie/informatie zonder blijvende historische waarde moet na verloop van tijd vernietigd worden volgens de daartoe geldende eisen.

In jouw rol als archiefmedewerker speel je een sleutelrol bij deze werkzaamheden. Jij zorgt ervoor dat alles netjes en volgens de wettelijke richtlijnen wordt uitgevoerd. Als archiefmedewerker (AM), binnen het team Informatievoorziening & Digitalisering (BVI&D), ben jij (mede)verantwoordelijk voor de afhandeling van alle werkzaamheden binnen het analoge deel van het archief van de provincie Overijssel. Jij beschikt over ruime kennis van de organisatie en haar processen en daarnaast heb jij ervaring met het beschrijven en selecteren van analoog archief. Jouw kennis en ervaring op het gebied van informatie- en archiefmanagement op ‘microniveau', kan door de Informatie- en archiefmanagement Specialist (IAS) gebruikt worden voor het (maken van) beleid op ‘macroniveau'. Binnen het team BVI&D trek jij als AM samen op met de IAS en vindt er regelmatig onderlinge afstemming plaats tussen beide functionarissen en de Provinciearchivaris.

Jouw taken bestaan uit:

• Selecteren, bewerken en beschrijven van analoog archief.
• Zorgdragen voor overbrenging van analoge archief naar een archiefbewaarplaats en voor alle handelingen welke hieraan voorafgaan.
• Bijhouden en muteren van het depotoverzicht, plaatsingslijst en beschrijvende inventarissen van het analoge deel van het archief. Zodat duidelijk is waar archiefonderdelen zich bevinden. En het gereed maken van de archieven, inclusief beschrijvende inventarissen, voor het overbrengen van de archiefblokken naar Collectie Overijssel.
• Onderhouden van reguliere afstemming en samenwerking met de Informatie- en archiefmanagement Specialist (IAS) en de Provinciearchivaris.

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. . Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau
2. Aantoonbare afgeronde opleiding SOD I/II, VVA of gelijkwaardig
3. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als archiefmedewerker binnen een overheidsorganisatie
4. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp'ers. Mocht je als zzp'er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als archiefmedewerker binnen een overheidsorganisatie (
2. Aantoonbare werkervaring op het gebied van selecteren én beschrijven van analoge overheidsarchieven (
3. Aantoonbare werkervaring binnen een provinciale organisatie met het werkveld archiefbeheer
4. Kandidaat motiveert beknopt welke kwaliteiten hij/zij nodig acht om deze opdracht succesvol uit te voeren (aan de hand van concrete voorbeelden geeft hij/zij aan over welke kwaliteiten hij/zij beschikt in relatie tot de opdracht (motivatie en cv in 1 document)

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.