Officemanager gemeente Rotterdam

Als officemanager binnen het team Schone Energie van de afdeling Duurzaamheid speel jij een centrale rol in de ondersteuning van projecten die bijdragen aan een schoner en duurzamer Rotterdam. Je bent het eerste aanspreekpunt voor projectondersteuning en verantwoordelijk voor het relatie- en agendabeheer van meerdere programmamanagers. Daarnaast zorg je ervoor dat de projectadministratie altijd up-to-date is en bewaak je de voortgang van afspraken en acties binnen én buiten het team.

Je taken bestaan uit:

• Het notuleren van overleggen binnen het team waar technisch en bestuurlijk jargon wordt gesproken.
• Het beheren van de agenda's van minimaal 2 (programma)managers.
• Het organiseren en faciliteren van interne en externe overleggen en bijeenkomsten.
• Het bewaken van acties en zorg dragen voor het nakomen van afspraken.
• Het actualiseren van een projectadministratie inclusief de vaste planning- en controlemomenten.

Je start in september voor 32 tot 36 uur per week voor een jaar, met kans op verlenging.

Als officemanager gemeente Rotterdam ben jij een organisatietalent dat prioriteiten kan stellen en hoofd- en bijzaken kan onderscheiden. Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband en behoudt het overzicht waar nodig. Met je proactieve houding en oog voor detail weet je de verschillende teams te ondersteunen. Jij maakt snel schakelen en spoedvragen oplossen tot een tweede natuur.

Daarnaast:

• Heb je minimaal een afgeronde secretariële opleiding op mbo-niveau 4.
• Heb je minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie bij een gemeente in de afgelopen 7 jaar.
• Ben jij ervaren met MS Office-365 applicaties zoals Word, Outlook, Excel, Powerpoint, Teams, Sharepoint en OneDrive.
• Het is een pré als je minimaal 2 jaar werkervaring als Office Manager bij een gemeentelijke organisatie met meer dan 160.000 inwoners;
• Ervaring met het ondersteunen van teams die werken aan de ontwikkeling van zonne-energie, windenergie, of energiesystemen en bent bekend met het jargon in deze sectoren is een pré.

• Een salaris van €3.500 tot €4.138 o.b.v. 36 uur.
• Een reiskostenvergoeding van €0,21 per kilometer.
• Je bouwt naar rato 25 vakantiedagen per jaar op en ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
• Pensioenopbouw vanaf dag 1.
• Een eindejaarsuitkering.
• Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.