Communicatiemedewerker DRIS

Beschrijving Bestuurs-en Concerntaken
Je gaat aan de slag bij de afdeling Publieke Dienstverlening (PD), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. De afdeling is de verbindende schakel tussen bestuur, organisatie, partners en de inwoners van Overijssel. Samen met jouw collega's draag je het profiel van de provincie Overijssel uit naar de buitenwereld. Een provincie met een eigentijds bestuur, die werkt aan een krachtige economie in een prettige en veilige leefomgeving. De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Bestuur, Concerncontrol en advies, Communicatie, Kabinet, Strategie.

Opdracht
De provincies zijn als openbaar vervoerautoriteit verantwoordelijk voor het aanbieden van reisinformatie en om die reden verantwoordelijk voor de aanbesteding, implementatie en beheer van haltesystemen. Provincies Gelderland, Flevoland en Overijssel werken in OV-Oost verband samen aan de uitrol van nieuwe Dynamisch Reizigers Informatie Systeem (DRIS) displays. Voor de zomer is de aanbesteding gestart om een nieuwe leverancier aan te trekken voor de DRIS-displays. De nieuwe leverancier zal vanaf september 2025 starten met zowel het ontwerpen, vormgeven van de uitrol, het installeren, overdragen en beheren van nieuwe systemen (hardware en software), als het onderhoud en beheer van bestaande haltesystemen. Voor deze implementatiefase van het project zoeken wij een ervaren communicatiemedewerker die het communicatieproces ondersteunt en uitvoert.

Omschrijving
De communicatiemedewerker is verantwoordelijk voor het begeleiden, afstemmen en uitvoeren van diverse stappen in de communicatie rondom de uitrol van de DRIS-displays. Daarbij werk je samen met de interne projectleden, betrokken provincies, leverancier en busvervoerders. Als communicatiemedewerker word je onderdeel van het projectteam van de Vervangingsopgave DRIS-displays. Hierin werk je samen met de projectleider, specialisten voor het beheer en elektra, maar ook met een projectbeheerser, technisch en omgevingsmanager. Je werkt op projectniveau en zorgt ervoor dat aan de hand van een communicatieplan helder en effectief wordt gecommuniceerd naar diverse doelgroepen en externe partners. Het communicatieplan zal in afstemming en overleg met de nieuwe leverancier tot stand moeten komen.

Taken en verantwoordelijkheden

Communicatieplan

• Verantwoordelijk voor het opstellen van een communicatieplan voor de uitvoeringsfase van het project. Denk hierbij aan de zaken die de leverancier moet gaan communiceren in de uitvoeringen en welke communicatie hierbij past vanuit de rol als Opdrachtgever;
• Afstemming met het projectteam, provinciale communicatieadviseurs, leverancier en busvervoerders over mogelijke middelen en de inzet hiervan;
• Opstellen, afstemmen, beantwoording en coördinatie van inkomende (pers)vragen;
• Coördinatie op de inrichting van projectwebsites en afstemming over de Q&A voor de klantcontactcentra.

Communicatiemiddelen

• Ontwikkelen van communicatiemiddelen volgens het communicatieplan;
• Initiëren en begeleiden van de productie van communicatiemiddelen zoals instructievideo's;
• Regie op de voortgang en afstemming met busvervoerders en provincies over distributie via hun kanalen;
• Updaten van:
  
  • Algemeen bericht voor website provincies Gelderland en Flevoland en busvervoerders in OV-Oost;
  • Q&A;
  • Social media berichten;
  • Tekst met afbeelding voor op displays in bussen;
  • Communicatietoolkit voor gemeenten;
  • Mailbericht aan gemeenten met update voortgang project (inclusief herziene realisatieplanning en communicatietoolkit);
  • Brief aan omwonenden indien nodig.
  
  
  
  

Algemeen

• Actualiseren van de Q&A en content op websites.
• Verzorgen van tussentijdse communicatie over de voortgang.
• Beantwoorden van binnenkomende vragen via de projectmailbox.
• Deelname aan structureel overleg:
  
  • 2x in de maand intern projectteam overleg van max. 2 uur
  • Overleg met de communicatieadviseurs van de nieuwe leverancier (ntb)
  
  
  
  

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Marketing of Communicatie
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als communciatiemedwerker binnen de overheid
3. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp'ers. Mocht je als zzp'er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Aantoonbare werkervaring op het gebied van communicatie voor het Openbaar Vervoer
2. Aantoonbare werkervaring met het opstellen van communicatiemiddelen voor uitvoering van communicatieprojecten en/of een communicatieplan (
3. Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met het samenwerken met interne en externe belanghebbenden / stakeholders (
4. Aantoonbare werkervaring met implementatietrajecten van objecten in de openbare ruimte

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.