Evenementencoördinator

Voor de gemeente 's-Hertogenbosch is FlexIntens op zoek naar een Evenementencoördinator voor 28-32 uur per week.

De wereld van evenementen kent voor jou geen geheimen – en dat geldt ook voor de ambtelijke organisatie erachter.
Voor een tijdelijke periode zijn wij op zoek naar een ervaren Evenementencoördinator met aantoonbare ervaring binnen een gemeentelijke organisatie.

Je bent niet de organisator van evenementen, maar wél de onmisbare schakel binnen het gemeentelijk proces dat deze evenementen mogelijk maakt. Je zorgt dat alles binnen de gemeente soepel samenkomt: van vergunningverlening tot terreinbezoeken en van beleidsafstemming tot evaluaties.

• Je coördineert het volledige ambtelijke proces rondom evenementen: van intake tot evaluatie, in nauwe samenwerking met collega-coördinatoren.
• Je bewaakt voortgang, kwaliteit en onderlinge afstemming binnen dit proces en communiceert helder met organisatoren, collega's en ketenpartners.
• Je bent medeverantwoordelijk voor het opstellen van de gemeentelijke evenementenkalender. Hiervoor beoordeel je aangemelde evenementen op geschiktheid en volledigheid, vraagt waar nodig aanvullende informatie op in het kader van de schaarsteprocedure, en maakt een selectie op basis van vastgestelde criteria. Tevens begeleid je het proces tot vaststelling van de kalender door het college in december. Hiervoor werk je samen met collega's van vergunningverlening en de strategisch beleidsmedewerker.
• Je fungeert als verbindende schakel tussen afdelingen als vergunningverlening, openbare orde & veiligheid, communicatie, beheer openbare ruimte en andere stakeholders – met heldere afspraken, zonder zelf verantwoordelijk te zijn voor het opvolgen van ieders taken.
• Je toetst aanvragen op haalbaarheid en technische randvoorwaarden (denk aan beschikbaarheid van stroom- en watervoorzieningen) en schakelt de juiste collega's of uitvoerders in.
• Je neemt deel aan overleggen, terreinbezoeken en coördinatiebijeenkomsten en draagt bij aan een gestroomlijnde voorbereiding en uitvoering van evenementen.

Specifieke inzetmomenten

In de periode september t/m 28 februari 2026 ligt de focus o.a. op de voorbereiding en uitvoering van grotere evenementen zoals 11-11, Serious Request en Carnaval. Dit betekent dat je:

• Ingezet wordt tijdens de voorbereiding van deze evenementen;
• Aanwezig bent tijdens de uitvoering (denk aan toezicht en coördinatie);
• Ondersteunt in de afstemming en evaluatie rondom deze impactvolle evenementen.

Kandidaatomschrijving

Je bent een proactieve verbinder met ten minste HBO werk- en denkniveau. Je hebt kennis van het reilen en zeilen bij het organiseren van een evenement, zowel binnen de gemeente als daarbuiten. Je bent dan ook goed geïnformeerd over de ontwikkelingen en wet- en regelgeving op het gebied van evenementen. Je hebt ervaring met projectmatig werken en het aansturen van verbeterprocessen. Daarnaast ben je flexibel, zelfstandig, organisatorisch sterk en beschik je over goede communicatieve vaardigheden.

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Minimaal HBO werk- en denkniveau. Aantoonbaar middels diploma(‘s) en/of relevante werkervaring;
2. Je hebt aantoonbaar 5 jaar ervaring met gemeentelijke processen rondom evenementenvergunningen;
3. Je hebt aantoonbaar 5 jaar ervaring met beleid, uitvoering en beheer met betrekking tot het evenementenproces in de gemeentelijke context. Daarnaast ben je hierbij aantoonbaar betrokken geweest in een coördinerende of aansturende rol;
4. Je hebt aantoonbaar ruime ervaring met gemeentelijke besluitvormingsprocedures en snapt de rollen van verschillende stakeholders.

Wensen:

1. Je hebt ervaring met de afstemming rondom en realisatie van stroom- en wateraansluitingen op evenemententerreinen;
2. Je bent resultaatgericht, waarbij je in staat bent om verschillende belangen af te wegen;
3. Je hebt ruime ervaring met stakeholdermanagement.

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.