Bestuursondersteuner

Vacaturebeschrijving

We vormen samen met 275 professionals onze organisatie. Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega's, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving. Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Opdracht
Samen met de drie andere collega's verzorg je de secretariële en administratieve ondersteuning voor het college van Burgemeester en Wethouders en de gemeentesecretaris. Op dit moment zoeken wij tijdelijke ondersteuning voor onze wethouders.

Wat ga je doen?

• Beheren van complexe agenda's, met prioriteiten op basis van inhoud en politieke verhoudingen;
• Verzorging van vertrouwelijke correspondentie en proactief reageren op wijzigingen in agenda's;
• Inschatten van urgentie en belangen, en kennis van de portefeuille van de bestuurder;
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgen voor gastvrije ontvangst;
• Signaleren, vooruit plannen en meedenken over lopende zaken;
• Organiseren van vergaderingen, verspreiden van digitale vergaderstukken en bewaken van voortgang;
• Regelen van vervoer, etentjes en attenties en informeren van betrokkenen;
• Bijdragen aan optimalisatie van het secretariaat en begeleiden van een nieuwe collega.

Je bent doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. In situaties dat zaken net iets anders gaan, weet je te relativeren. Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het werk.

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een college van B&W;
• Een aantoonbare afgeronde secretariële mbo 4 opleiding;

Functiewensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als bestuur secretaresse bij een overheidsinstantie;
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met Office 365;
• Aantoonbare werkervaring met Sharepoint;
• Minimaal 32 uur per week beschikbaar per uiterlijk 1 oktober 2025;