FunctieomschrijvingGezocht: leergierige doener met organisatietalentMedewerker secretariaat m/v (32 – 36 uur)Ben jij leergierig en zie of voel jij een kick in het behalen van successen, hoe klein deze ook mogen zijn? Als medewerker secretariaat ben jij een onmisbare schakel in het succes van de organisatie. Eigenlijk begint het succes van de organisatie bij jou. Jij zorgt voor heldere en enthousiaste communicatie met leden en niet-leden. Jij bent prettig in de omgang en brengt dit ook zo over.Ben jij klaar om jouw talenten in te zetten en een belangrijke rol te spelen in onze organisatie? Lees dan snel verder!Wat je gaat doenTsja, we kunnen er kort of lang over praten, maar waar het op neerkomt… Jij bent van A tot Z verantwoordelijk voor alle secretariaatswerkzaamheden. Het is een hele brede baan, dus genoeg uitdaging om jouw talenten te showen. Jij zorgt ervoor dat alle processen efficiënt worden afgehandeld en draagt bij aan een soepele werking van met name het cursussecretariaat. Dus, zet maar een vinkje bij de taken die jij gaat uitvoeren· Beantwoorden en verwerken van binnenkomende vragen, zowel telefonisch als per e-mail· Ondersteuning geven aan de acquisitie en het offerte proces· Verwerken en actualiseren van diverse gegevens in Excel en het CRM-systeem· Plannen en organiseren van klassikale en bedrijfsinterne cursussen· Boeken van theorie- en praktijklocaties en zorgdragen dat van alle benodigdheden aanwezig zijn· Corresponderen en contact onderhouden met docenten, deelnemers, werkgevers/opdrachtgevers, locaties en examenbureau· Maken van facturen, maar ook het controleren van binnenkomende facturen· Zorgdragen dat het cursusmateriaal beschikbaar komt voor de deelnemers en docenten· Ondersteunen bij het verzamelen en analyseren van evaluatiegegevens · Bijwonen en assisteren tijdens bijeenkomsten en events · Ondersteuning bieden bij ad-hoc administratieve taken, projecten en notuleren van vergaderingen· In tijden van drukte ondersteun, en bij verlof of ziekte vervang, je jouw collega’sZoals je leest, het is van alles wat en daar ligt jouw drive. Geen werkdag is hetzelfde, dus vragen wij flexibiliteit, een grote mate van zelfstandigheid, doorzettingsvermogen en vooral enthousiasme. Zo zijn wij ook. En de boog hoeft niet altijd gespannen te staan, dus tijd voor ontspanning op de werkvloer moet kunnen, toch?Wat wij vragen· Afgeronde administratieve Mbo-opleiding of door werkervaring verkregen Mbo-werk- en denkniveau· Enkele jaren ervaring in een administratieve functie, bij voorkeur binnen een onderwijs gerelateerde organisatie · Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk· Goede kennis van het MS Office-pakket (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)· Het werken met verschillende softwareprogramma’s gaat je gemakkelijk af en je pikt snel nieuwe dingen op· Sterke organisatorische vaardigheden met oog voor detail· Vermogen om zelfstandig te werken en daarbij prioriteiten te stellen· Klantgerichte instelling en goede communicatieve vaardigheden· Proactieve houding en het vermogen om problemen op te lossen· Discreet en betrouwbaar in de omgang met vertrouwelijke informatie· Bij voorkeur woonachtig binnen een straal van 25 kilometer van NieuwegeinWat wij jou bieden· Een zeer afwisselende en zelfstandige functie· Een tijdelijk dienstverband van 32 - 36 uur in de week, met uitzicht op een onbepaald tijdscontract· Een marktconform salaris volgens CAO Metaalverwerkingsbedrijf· Het werken in een informeel klein team van 6 personenWie wij zijnVereniging Industrieel Oppervlaktebehandelend Nederland (ION) is dé branchevereniging voor eenieder die actief is in de oppervlaktebehandelende industrie. Voor onze leden doen wij onder andere technische belangenbehartiging en ondersteuning. Wij organiseren evenementen en cursussen, we stimuleren innovaties, genereren informatie en bieden gelegenheid tot netwerken. Vereniging ION wordt gestuurd door een bestuur, bestaande uit mannen en vrouwen uit de Oppervlaktebehandelende industrie. Het uitvoerende werk wordt verricht door het jonge verenigingsbureau bestaande uit een directeur, relatiemanager, technisch specialist, opleidingscoördinator en een officemanager. Interesse?Wil jij ons team komen versterken? Stuur dan jouw CV met korte motivatie naar info@vereniging-ion.nl, ter attentie van Yvette Henraat. Dan nemen we snel contact met jou op voor een kennismakingsgesprek.