Management assistent / regelaar (6 maanden en wellicht langer)

Werkgever:
Voort
Regio:
Helmond
 
Functieomschrijving

Wat jij doet

Als Management Assistent ga je ondersteuning bieden aan de VP Business Development & Product Marketing, de Directeur QESH en incidenteel aan andere BMT-leden. Je beschikt over goede communicatie- en planningsvaardigheden om de agenda's te beheren en je zorgt voor alle afspraken die moeten worden gemaakt. Is het jouw kracht om het overzicht te behouden in een dynamische omgeving en ben je in staat om aan verschillende taken tegelijkertijd te werken? Aarzel dan niet en solliciteer!

Wat zijn je belangrijkste verantwoordelijkheden?
Als Management Assistent ondersteun je de VP Business Development & Product Marketing, de QESH Directeur en incidenteel andere BMT-leden bij het plannen van vergaderingen, beantwoorden van e-mails en screenen van inkomende telefoontjes. Je sorteert inkomende e-mails en bereidt de te versturen e-mails voor. Andere taken die je gaat uitvoeren zijn onder meer:
  • Ondersteunen bij de organisatie en beheer van het contractendatabase. Documenten en contracten behandelen ter ondersteuning van de VP & Contract Manager;
  • Indien nodig ondersteunen bij zakelijke bijeenkomsten en beheren van agenda's en actielijsten;
  • Inkomende post sorteren voor de VP Sales, Marketing & Business Development en waar mogelijk afhandelen;
  • Post voorbereiden met eventuele bijgevoegde documenten voor de VP Sales, Marketing & Business Development;
  • Toezicht houden en beheren van de APS-database voor de VP en directe rapporten;
  • Vergaderingen met interne en externe belanghebbenden voorbereiden en organiseren;
  • Deadlines, afspraken monitoren en herinneringen sturen indien nodig;
  • PowerPoint-presentaties voorbereiden;
  • Verschillende soorten evenementen organiseren;
  • Zakenreizen boeken, inclusief vluchten, hotels en restaurants, zowel nationaal als internationaal;
  • Tijdens vakanties het werk van de andere management assistent overnemen;
  • Deelnemen aan vergaderingen en notities maken.
    • Kenmerken:
    -24 uur per week;
    -6 Maanden met uitzicht op langer.

    Wat wij bieden

    Een baan hebben waar je blij van wordt en die écht bij je past. Waar je techniek op de kaart zet. Want dat is jouw vak. Daar helpen wij je graag bij. Wanneer je via Voort in dienst komt, heb je niet alleen een leuke baan en goede begeleiding: ook heb je de mogelijkheid om jezelf te blijven ontwikkelen. Op persoonlijk of technisch vlak met onze Voort Academy of via één van onze talentprogramma’s. Samen groeien we verder! 

    Je krijgt van ons: 
  • Een mooie baan bij onze opdrachtgever;
  • Een salaris dat aansluit bij je werkervaring en de branche;
  • 3 trainingen per jaar bij de Voort Academy om aan je ontwikkeling te werken;
  • De mogelijkheid tot deelname aan één van onze talentprogramma’s;
  • Een opleidingsbudget van €1500,- per jaar zodat je blijft groeien;
  • Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een aandraagbonus;
  • 25 vakantiedagen 40-urige werkweek (overige vrije dagen zijn afhankelijk van de cao van de opdrachtgever).

    • Ben jij het?

  • Ervaring met werken als Management Assistent;
  • Je bent goed in het creëren en handhaven van structuur;
  • Je hebt een mindset voor foutloze correspondentie;
  • Je beschikt over planning- en coördinatievaardigheden;
  • Het is belangrijk dat je proactief bent;
  • Uitstekende beheersing van zakelijk Engels (zowel schriftelijk als mondeling)