Dit wordt je nieuwe baan
Als secretaresse ben je de steun en toeverlaat van de sector - en afdelingsmanagers en zie je het als een uitdaging om structuur en rust aan te brengen in de dagelijkse hectiek. Je signaleert en coördineert activiteiten ter voorbereiding op of die voortvloeien uit besprekingen, vergaderingen en projecten en bewaakt de afhandeling hiervan. Je werkt nauw samen met twee collega-secretaresses en vervangt elkaar bij afwezigheid. Continuïteit van secretariële ondersteuning wordt hiermee geborgd.
De focus binnen de functie ligt op:
het beheren van de complexe agenda’s;
het binnen de kaders bewaken en afhandelen van email van de managers;
het afhandelen van telefoongesprekken met interne en externe contacten;
de secretariële- en managementondersteuning in algemene zin alsook bij projecten, programma’s, beleidsvorming/plannen;
het invoeren en bewerken van diverse administratieve gegevens alsook het onderhouden van het [digitaal] archief;
het plannen, notuleren en bewaken vervolgacties van vergaderingen.
Dit ben jij
Bij voorkeur beschik jij over meerdere jaren werkervaring in een soortgelijke functie. Je weet van aanpakken, bent doortastend en in staat het management gevraagd en ongevraagd te informeren over lopende zaken en te ondersteunen in de uitvoering van de werkzaamheden. Je beweegt mee in de piekmomenten, die bijvoorbeeld crisissituaties met zich mee kunnen brengen en bent flexibel beschikbaar. Dit houdt bijvoorbeeld in dat je in overleg beschikbaar bent om tijdens crisisoverleg te notuleren en aanvullend de verslaglegging te verzorgen. Hiervoor zal je ook gevraagd worden om tijdens avond- nacht en weekenddienst bij toerbeurt beschikbaar te zijn.
Je beschikt over een flexibele, proactieve instelling, kunt goed organiseren, bent weerbaar, initiatiefrijk en integer. Jouw kennis van gangbare office- software programma’s is aantoonbaar aanwezig en op bovengemiddeld niveau. Je bent in staat om zelfstandig en in teamverband te werken, kunt prioriteiten stellen, organiseren en je beschikt over organisatiesensitiviteit. Daarnaast heb je uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel schriftelijke als mondelinge zin.
Dit bieden wij
VieCuri Medisch Centrum wil graag het beste uit medewerkers halen en dus ook het beste geven. Wij streven naar een goede balans tussen werk en privé voor al onze medewerkers.
Wij bieden:
in eerste instantie een tijdelijk dienstverband voor een jaar, met uitzicht op een vaste aanstelling bij wederzijds goedbevinden;
een salariëring volgens de cao Ziekenhuizen, conform FWG 45 (max. € 4.177,- bij een 36-urige werkweek);
8,33% vakantiegeld en 8,33% eindejaarsuitkering;
een groot aanbod van e-learnings, die je helpen in je persoonlijke en professionele ontwikkeling.
Daarnaast biedt VieCuri onder de naam FlexieCuri nog een aantrekkelijk pakket flexibele arbeidsvoorwaarden aan, zoals korting op sportarrangementen en/of verzekeringen.