Officemanager met secretariële taken

Als officemanager met secretariële taken creëer je,
samen met twee collega’s, een efficiënt en gastvrij secretariaat.
Jij bent de onmisbare schakel binnen het bestuurssecretariaat en de
organisatie.

Het bestuurssecretariaat bestaat
uit een bestuurssecretaris en twee bestuurssecretaresses. De
bestuurssecretaris wordt jouw leidinggevende. Jij ondersteunt het
team bij uiteenlopende administratieve, secretariële en facilitaire
werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Van
het plannen van vergaderingen en het beheren van voorraden, tot het
ontvangen van bezoekers en het regelen van bloemen. Dankzij jouw
oog voor detail en organisatorische talent kunnen jouw collega’s
zich volledig richten op hun kerntaken.

Kerntaken

1.
Officemanagement:

• Ontvangen van
  bezoekers;
• Telefonisch aanspreekpunt; je
  verstrekt informatie of verbindt door naar de juiste
  collega;
• Onderhouden van contact met externe
  partijen zoals leveranciers en de schoonmaakorganisatie;


• Bewaken van contractuele afspraken met leveranciers
  (zoals plantverzorging of catering);
• Beheren
  van kantoorvoorraden;
• Bestellen van
  kantoorbenodigdheden en boodschappen;


• Verzorgen van attenties zoals bloemen (bijvoorbeeld bij
  de in- en uitdiensttreding van een collega).

2. Secretariële en administratieve
ondersteuning

• Ondersteunen van de
  bestuurssecretaris en bestuurssecretaresses bij het plannen en
  voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;


• Beheren van agenda’s en inplannen van afspraken voor het
  team;
• Gezamenlijk beheren van de mailbox van
  het bestuurssecretariaat;
• Bijhouden en
  verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie;


• Controleren en verwerken van facturen;


• Actueel houden van de evenementenkalender;


• Beheren van het archief;
• Vergadering
  van het ketenoverleg voorbereiden en notuleren (1x per
  maand);
• Inplannen van overleggen;


• Gereedmaken van vergaderruimtes (denk aan koffie/thee,
  waterkannen, vergaderstukken).

• MBO+ werk- en denkniveau;
• 20 uur per
  week beschikbaar (verdeeld over 3 of 4 dagen);


• Aantal jaren relevante ervaring, opgedaan in een
  soortgelijke functie;
• Ruime ervaring met MS
  Office;
• Uitstekende beheersing van de
  Nederlandse taal;
• Je bent enthousiast en
  proactief. Je houdt goed overzicht en komt afspraken na. Je bent
  een loyale teamspeler.