Executive assistant & office manager

Werkgever:
IMCD
Regio:
 
Functieomschrijving

Executive Assistant & Office Manager

De spil tussen directie en organisatie
IMCD Group | Rotterdam Kop van Zuid | 36-40 uur

Voeg Element [E] toe aan je werkdag
Bij IMCD noemen we het Element [E], het ontbrekende puzzelstukje in het periodiek systeem. Jouw E staat voor eigenaarschap, expertise en energie. Hier krijg je de ruimte om zelfstandig te werken, processen te verbeteren en tegelijkertijd onderdeel te zijn van een hecht, professioneel team.

Deze rol is van jou
We zoeken iemand die de organisatie écht begrijpt. Die voelt wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en ervoor zorgt dat alles soepel loopt. Voor de directie, voor het team en daarmee voor het hele hoofdkantoor.

Je bent het vertrouwde gezicht. De persoon die overzicht heeft, die mensen op hun gemak stelt en die ervoor zorgt dat ons hoofdkantoor met 110 medewerkers professioneel én warm aanvoelt.
Dit is een rol waarin je jezelf volledig kunt inzetten en waar je echt impact maakt.

Over IMCD Group
IMCD Group is wereldleider in de distributie van specialty chemicals en ingrediënten. Beursgenoteerd, actief in 60+ landen, €4,7 miljard omzet, meer dan 5.100 medewerkers wereldwijd.
Vanuit ons hoofdkantoor op de Kop van Zuid in Rotterdam sturen we internationale operaties aan. We zijn een organisatie met een ondernemende cultuur waar mensen de ruimte krijgen om hun vakmanschap te tonen en waar samenwerken centraal staat.

Wat ga je doen?

De directie ondersteunen.
Je bent de steun en toeverlaat van het Leadership team en werkt nauw samen met de CFO en de President EMEA & Industrial Business Groups (Engelstalig). Je bent hun vertrouwde sparringpartner die ervoor zorgt dat zij zich kunnen focussen op hun strategische taken.

  • Je beheert hun agenda's met oog voor prioriteiten en belangrijke verbanden.
  • Je verzorgt correspondentie en maakt presentaties.
  • Je plant en organiseert vergaderingen en actiepunten die daaruit volgen,houd je nauwlettend in de gaten. 
  • Je coördineert hun internationale reizen, inclusief visums en alle benodigde documenten.

    • Je denkt mee, voelt aan wat belangrijk is en schakelt snel wanneer prioriteiten verschuiven. Samen met de Executive Assistant van de CEO zorg je ervoor dat de directie optimaal wordt ondersteund. Jullie nemen elkaars taken over bij afwezigheid zodat de continuïteit van de ondersteuning gewaarborgd blijft.

    Office Management
    Het hoofdkantoor moet prettig en professioneel zijn. Jij zorgt ervoor dat beide kanten samenkomen.

  • Je beheert contracten voor het pand, van verhuurder tot groenvoorziening en bent het contactpunt voor het reisbureau en onderhoudt facilitaire contracten.
  • Je bent budgetverantwoordelijk en zorgt voor een correcte financiële administratie.
  • Je draagt zorg voor een representatieve uitstraling van het kantoor.
  • Je organiseert in overleg met HR personeelsevenementen die verbinden: uitjes, het personeelsweekend, borrels.
  • Je bent zichtbaar en een aanspreekpunt voor de collega’s. Je signaleert wat er speelt en nodig is voor die top sfeer in de organisatie.
  • Je creëert een omgeving waar mensen zich thuis voelen én waar professionaliteit voorop staat.

    • Je team aansturen 
    Je geeft leiding aan drie Office Assistants. Je coacht hen en zorgt dat ze groeien in hun rol. Je verbetert processen waar nodig en zorgt ervoor dat jullie als team steeds efficiënter werken. Je neemt de verantwoordelijkheid en het team weet bij jou waar ze aan toe zijn.

    Dit herken jij in jezelf

  • Je hebt een natuurlijk gezag
    Mensen voelen dat je weet waar je over praat. Je bent duidelijk in je communicatie en durft grenzen aan te geven wanneer dat nodig is. Dit doe je met respect en zonder dominant te zijn.
  • Je anticipeert
    Je ziet wat er moet gebeuren voordat iemand het vraagt. Je bent altijd een stap vooruit en pakt dingen op zonder dat dit expliciet gevraagd wordt.
  • Je kunt schakelen
    Van strategische vraagstukken naar praktische organisatie, van internationale stakeholders naar het interne team. Je beweegt moeiteloos tussen verschillende niveaus en thema's.
  • Je bent sociaal én professioneel
    Mensen voelen zich op hun gemak bij je. Je bouwt gemakkelijk relaties op, maar houdt tegelijkertijd de professionaliteit hoog. Je bent servicegericht vanuit vakmanschap.
  • Je neemt ownership
    Jij voelt je verantwoordelijk voor het grotere geheel. Als er iets niet goed gaat, zoek je de oplossing. Je pakt dingen op en regelt het.
  • Je bent accuraat én pragmatisch
    Je hebt oog voor detail waar het ertoe doet, maar weet ook wanneer iets goed genoeg is om door te gaan. Je laat je niet verleiden tot perfectionisme dat vertraagt.
  • Je bent nieuwsgierig en verbetergericht
    Je wilt begrijpen hoe dingen werken en zoekt actief naar manieren om processen te verbeteren. Je neemt initiatief om zaken efficiënter of beter te organiseren.
  • Je bent direct en authentiek
    Je zegt wat je denkt op een respectvolle manier. Geen omhaal, geen politieke spelletjes. Je bent oprecht in je contact met mensen en daar waarderen ze je om.

    • Wat je meebrengt

  • Minimaal 10 jaar ervaring als Executive Assistant in een corporate, internationale omgeving.
  • Bewezen ervaring met het aansturen en ontwikkelen van teams.
  • HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een secretariële opleiding.
  • Uitstekende beheersing van Nederlands én Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Vaardigheid met MS Office en het vermogen om nieuwe systemen snel eigen te maken.
  • Je beschikt over een goed ontwikkeld gevoel voor prioriteiten en weet wat er echt toe doet.
  • Hoog niveau van discretie en integriteit in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
  • Woonachtig in Rotterdam of directe omgeving.
  • Bereid om 4 dagen per week op kantoor aanwezig te zijn.

    • Wat wij jou bieden

  • 28 vakantiedagen bij fulltime dienstverband.
  • Premievrij pensioen.
  • Een modern hoofdkantoor op de Kop van Zuid met uitstekende bereikbaarheid.
  • Een internationale omgeving met collega's uit verschillende culturen en achtergronden.
  • Korte lijnen binnen een platte organisatie.
  • Een ondernemende cultuur waarin je ruimte krijgt om dingen écht voor elkaar te krijgen.

    • Wat deze rol bijzonder maakt
    Je krijgt de vrijheid om de rol naar je hand te zetten. Processen verbeteren, nieuwe initiatieven ontplooien, je eigen visie brengen op hoe het kantoor functioneert, we geven je de ruimte en het vertrouwen.

    Over IMCD
    IMCD is een wereldwijd toonaangevende distributeur en formuleerder van specialty chemicals en ingrediënten. Hoofdkantoor in Rotterdam, actief in meer dan 60 landen met 5.100 medewerkers. Met 82 laboratoria creëren we duurzame en innovatieve oplossingen voor onze klanten. In 2024 realiseerden we een omzet van €4,7 miljard en zijn we genoteerd aan Euronext Amsterdam (AEX).

    Wij zijn gedreven door ondernemerschap, krachtig in samenwerking en gepassioneerd om vooruitgang te realiseren.

    Het sollicitatieproces
    We geloven in persoonlijk contact. Het proces bestaat uit:

  • Een kennismakingsgesprek met Zuzanne (HR) en Herald (Recruiter).
  • Gesprekken met Hans (CFO) en Andreas (President EMEA).
  • Kennismaking met het team.

    • We nemen de tijd om elkaar goed te leren kennen, want deze rol vraagt om de juiste match.

    Klaar om jouw Element [E] toe te voegen?
    Herken je jezelf in deze beschrijving en zie jij jezelf als onze Executive Assistant & Office Manager? Voel je dat dit een rol is waarin je tot je recht komt en die je eigen wilt maken?
    Stuur ons je CV en een motivatie waarin je ons laat zien wie je bent en waarom deze functie bij je past. We zijn benieuwd naar jouw verhaal.

    We kijken uit naar je reactie.