Functieomschrijving
Voor Gemeente Almere zoeken wij een Projectleider Verkenning en Verbetering MS Teams. Informatiebeheer is essentieel voor een betrouwbare en transparante overheid.
Je werkt aan het duurzaam toegankelijk maken van informatie: ontvangen, registreren, verwerken, bewaren, beheren, beschikbaar stellen en vernietigen of overbrengen van informatie.
Je draagt bij aan meer inzicht en overzicht zodat informatie toekomstbestendiger wordt.
Als projectleider ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van het verbetertraject rondom Microsoft Teams, met onderliggend SharePoint en OneDrive.
Je start met een gedegen verkenning van de huidige situatie, vertaalt de uitkomsten naar een concreet verbeterplan en stuurt de uitvoering daarvan aan.
Het project maakt onderdeel uit van het programma Informatiebeheer en je rapporteert aan de programmamanager en stuurgroep.
Je werkt nauw samen met ICT, adviseurs informatiebeheer (IBC) en betrokken afdelingen en gebruikt de bestaande project- en besluitvormingsstructuren van de gemeente Almere.
Werkzaamheden
Competenties
Jouw profiel
Functie-eisen
Functie-wensen
Extra Informatie
Je werkt aan het duurzaam toegankelijk maken van informatie: ontvangen, registreren, verwerken, bewaren, beheren, beschikbaar stellen en vernietigen of overbrengen van informatie.
Je draagt bij aan meer inzicht en overzicht zodat informatie toekomstbestendiger wordt.
Als projectleider ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van het verbetertraject rondom Microsoft Teams, met onderliggend SharePoint en OneDrive.
Je start met een gedegen verkenning van de huidige situatie, vertaalt de uitkomsten naar een concreet verbeterplan en stuurt de uitvoering daarvan aan.
Het project maakt onderdeel uit van het programma Informatiebeheer en je rapporteert aan de programmamanager en stuurgroep.
Je werkt nauw samen met ICT, adviseurs informatiebeheer (IBC) en betrokken afdelingen en gebruikt de bestaande project- en besluitvormingsstructuren van de gemeente Almere.
Werkzaamheden
- Je voert een verkenning uit van de huidige inrichting, het gebruik en het beheer van MS Teams, SharePoint en OneDrive.
- Je brengt achterstanden, wildgroei, risico's en verbetermogelijkheden per organisatieonderdeel in kaart.
- Je stelt een verbeterplan op met concrete maatregelen, planning, rollen en verantwoordelijkheden.
- Je richt de governance- en beheerstructuur in, inclusief retentiebeleid, templatestructuur en gebruiksafspraken.
- Je stuurt de uitvoering aan en zorgt dat achterstanden volgens prioritering worden weggewerkt.
- Je ontwikkelt een adoptieplan en een communicatieaanpak om gedragsverandering te borgen.
- Je sluit het project af met een eindrapportage en draagt de beheerverantwoordelijkheid over.
Competenties
- Leiderschap: je richt het projectteam in, stuurt effectief aan en geeft duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden.
- Kwaliteits- en compliancegerichtheid: je werkt in lijn met relevante wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet, en borgt kwaliteit gedurende het traject.
- Veranderkundig leiderschap: je geeft organisatiebreed richting aan verandering, creëert draagvlak en neemt medewerkers mee in de gewenste beweging.
- Plannen en organiseren: je stelt realistische planningen op, bewaakt voortgang en houdt overzicht over meerdere parallelle deeltrajecten.
- Samenwerken: je werkt effectief samen met uiteenlopende stakeholders van werkvloer tot bestuur en creëert draagvlak voor verandering.
- Omgevingssensitiviteit: je hebt inzicht in formele en informele verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie en weet hier effectief op in te spelen.
- Initiatief: je signaleert knelpunten en kansen, pakt deze proactief op en wacht niet af.
- Flexibiliteit: je past de aanpak aan op basis van verkenningsresultaten en wisselende prioriteiten.
- Overtuigingskracht: je motiveert betrokkenen voor het belang van goed informatiebeheer en brengt verbetervoorstellen overtuigend over.
- Doener-mentaliteit: je combineert analytisch vermogen met een uitvoeringsgerichte instelling en zorgt dat plannen daadwerkelijk landen.
Jouw profiel
- Je hebt aantoonbare ervaring als projectleider binnen informatiebeheer of vergelijkbare trajecten, bij voorkeur met MS Teams, SharePoint en OneDrive.
- Je beschikt over kennis van relevante wet- en regelgeving op het gebied van archivering en informatiebeheer.
- Je hebt ervaring met het inrichten van governance- en beheerstructuren, inclusief retentiebeleid en templates.
- Je bent bedreven in stakeholdermanagement en kunt zowel technisch als bestuurlijk schakelen.
- Je hebt sterke communicatieve en veranderkundige vaardigheden om adoptie en gedragsverandering te realiseren.
- Je werkt resultaatgericht, neemt initiatief en behoudt het overzicht in complexe omgevingen.
Functie-eisen
- Je hebt kennis van en ervaring met gangbare projectmethodieken (PRINCE2, Agile/Scrum)
- Je bent bereid projectmanagement uit te voeren volgens geldende standaarden
- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij organisatiebrede verandertrajecten
- Je hebt minimaal 2 afgeronde projecten op het gebied van MS Teams en/of SharePoint
- Je beschikt over aantoonbare kennis van de Archiefwet
Functie-wensen
- Het is een pre als je vertrouwd bent met de gemeentelijke context en begrijpt wat er nodig is om mensen mee te krijgen in een veranderproces.
Extra Informatie
- Aantal uur 24 - 24
- ZZP mogelijk? Nee
- Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
- Startdatum zo spoedig mogelijk
- Opleidingsniveau HBO, WO