Administratief inkoopondersteuner

Je gaat aan de slag bij het Commando Zeestrijdkrachten (CZSK), onderdeel van Defensie. Het CZSK zet zich in voor de veiligheid van Nederland en daarbuiten, met onder andere aandacht voor het vrije gebruik van de zee, de bescherming van territoriale wateren en de versterking van de krijgsmacht.

Je komt te werken binnen de Logistieke groep Inkoop van de Afdeling Maritieme Logistiek in Den Helder. Deze afdeling zorgt ervoor dat Defensieonderdelen tijdig over de juiste materialen en middelen beschikken. Daarbij spelen een goede administratie, duidelijke afspraken en een zorgvuldige samenwerking met leveranciers een belangrijke rol.

De afdeling is volop in ontwikkeling en werkt aan het verder professionaliseren van de processen. Je krijgt de kans om hieraan bij te dragen en samen met je collega’s te zorgen voor een goed georganiseerde inkoopadministratie.

Als Medewerker Inkoopondersteuning ben je een belangrijke schakel binnen de afdeling Inkoop. Je ondersteunt de inkopers bij administratieve en organisatorische werkzaamheden en zorgt ervoor dat informatie en documentatie goed worden bijgehouden. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Aanleggen, registreren, beheren en archiveren van inkoopdossiers.
• Zorgen voor een goede doorstroming en roulatie van dossiers.
• Beheren van leveranciersdocumentatie en informatie in SharePoint.
• Invoeren van orders en uitdraaien van bijbehorende documenten.
• Ontvangen, registreren en archiveren van offertes.
• Ondersteunen bij het openen van offertes als onderdeel van de commissie van toezicht.
• Versturen van herinneringen aan leveranciers over offerteaanvragen, orders en spoedleveringen.
• Contact onderhouden met leveranciers over de voortgang van leveringen en eventuele overschrijdingen van levertijden.
• Behandelen van inkomende en uitgaande post en uitvoeren van diverse administratieve werkzaamheden.
• Ondersteunen bij agendabeheer, het plannen van afspraken en het reserveren van vergaderruimtes.

Je werkt nauwkeurig, houdt graag overzicht en vindt het prettig om administratieve processen goed te organiseren. Je kunt zelfstandig aan de slag, maar werkt ook graag samen met collega’s. Daarnaast is het mooi meegenomen als je jezelf herkent in de volgende punten:

• Je hebt bij voorkeur mbo 4-werk- en denkniveau, bijvoorbeeld in de richting van bedrijfsadministratie.
• Je hebt affiniteit met administratieve werkzaamheden en het ondersteunen van collega’s.
• Je hebt interesse in het inkoopproces en vindt het leuk om je hierin verder te verdiepen.
• Je kunt goed overweg met computers en administratieve systemen. Ervaring met SharePoint of vergelijkbare systemen is een pluspunt.
• Je werkt gestructureerd en hebt oog voor detail.
• Je communiceert gemakkelijk en vindt het prettig om contact te onderhouden met collega’s en leveranciers.
• Je bent zelfstandig, proactief en weet ook bij meerdere werkzaamheden het overzicht te bewaren.
• Je hebt bij voorkeur kennis van NEVI MIL of staat ervoor open om deze opleiding te volgen.

• Een bruto maandsalaris van €3.169 tot €3.996 op basis van 40 uur, afhankelijk van je ervaring en competenties.
• Een interessante functie voor 24 uur binnen Defensie, waarbij je bijdraagt aan de ondersteuning van de Nederlandse krijgsmacht.
• Een administratieve rol waarin nauwkeurigheid, samenwerking en verantwoordelijkheid centraal staan.
• De mogelijkheid om ervaring op te doen binnen het inkoopproces en met bijbehorende administratieve systemen.
• Een werkomgeving waarin je samenwerkt met collega’s binnen een professionele organisatie.
• Mogelijkheden om je kennis verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld door het volgen van een relevante opleiding.

Interesse?

Wil jij jouw administratieve talent inzetten bij Defensie en bijdragen aan een goed georganiseerd inkoopproces? Werk je graag nauwkeurig, houd je van structuur en vind je het leuk om collega’s en leveranciers verder te helpen?

Dan komen we graag met je in contact! Reageer en ontdek of deze functie bij jou past.