Functieomschrijving
Voor Rijkswaterstaat zoeken wij een Documentenbeheer - Medewerker Documentair Informatiebeheer (DIM). Je beheert het digitale projectarchief voor de vernieuwing van de Van Brienenoordbrug, onderdeel van de A16 bij Rotterdam. Het project omvat de vernieuwing van de boogbruggen, het beweegbare deel en de systemen voor bediening, besturing en bewaking. Ook wordt de bestaande westelijke boog gerenoveerd en hergebruikt aan de oostzijde.
Het project werkt met vier afzonderlijke contracten en kent veel onderlinge raakvlakken, informatie-uitwisseling en overdrachtsmomenten. Daarom is een actueel, toegankelijk en zorgvuldig beheerd projectarchief in SharePoint Online (SPO) belangrijk. Je beheert en bewaakt de documentregistratie en archiefvorming en helpt projectmedewerkers om de kwaliteit van de informatiehuishouding continu te verbeteren.
Jouw verantwoordelijkheden
Jouw profiel
Functie-eisen
Functie-wensen
Extra Informatie
Het project werkt met vier afzonderlijke contracten en kent veel onderlinge raakvlakken, informatie-uitwisseling en overdrachtsmomenten. Daarom is een actueel, toegankelijk en zorgvuldig beheerd projectarchief in SharePoint Online (SPO) belangrijk. Je beheert en bewaakt de documentregistratie en archiefvorming en helpt projectmedewerkers om de kwaliteit van de informatiehuishouding continu te verbeteren.
Jouw verantwoordelijkheden
- Je beheert het digitale projectarchief en voert functioneel beheer uit op SPO.
- Je verleent en trekt autorisaties voor het documentmanagementsysteem in.
- Je instrueert en begeleidt projectmedewerkers, zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden voor documentbeheer en archivering zelfstandig en zorgvuldig uitvoeren.
- Je beantwoordt gebruikersvragen over documentbeheer, archivering en SPO. Waar nodig spreek je medewerkers aan op hun verantwoordelijkheden of escaleer je binnen de projectorganisatie.
- Je ondersteunt medewerkers bij het registreren, metadateren, ordenen en classificeren van documenten. Zo nodig voer je deze werkzaamheden namens hen uit.
- Je voegt dossiers en subdossiers toe aan de ordeningsstructuur, ordent en waardeert ze en voert selecties, verplaatsingen en wijzigingen uit.
- Je stelt beheerafspraken, werkafspraken, autorisatiematrices, instructies, ordeningsstructuren, overdrachtsplannen en lijsten met belangrijke projectdocumenten op en houdt deze actueel.
- Je adviseert projectmedewerkers over de inrichting van het projectarchief en de omgang met specifieke documenttypen.
- Je bewaakt en verbetert de kwaliteit en overdraagbaarheid van het projectarchief met behulp van de PDCA-cyclus.
- Je richt het projectarchief in SPO functioneel en visueel in en optimaliseert het binnen de geldende kaders en afspraken.
- Je ondersteunt bij de afhandeling van Woo-verzoeken door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en documentenlijsten op te stellen.
- Je bewaakt de beschikbare opslagcapaciteit en initieert tijdig passende maatregelen.
- Je onderzoekt functionele meldingen en verstoringen in SPO, lost deze waar mogelijk op en informeert het projectteam.
- Je beoordeelt en realiseert verbetervoorstellen voor het gebruik en de inrichting van SPO.
- Je helpt de informatie-uitwisseling en eventuele koppelingen tussen SPO en andere systemen in te richten, te beheren en te verbeteren.
- Je bereidt het projectarchief voor op tussentijdse en definitieve overdrachten en migraties en begeleidt deze processen. Waar nodig voer je herstel- en conversiewerkzaamheden uit of coördineer je deze.
- Je signaleert kansen, knelpunten en risico’s rond documentbeheer en archivering en rapporteert hierover via projectdashboards en voortgangsoverleggen.
- Je neemt vanuit jouw expertise deel aan relevante projectoverleggen en draagt bij aan kennisdeling.
- Een ingericht projectarchief dat voldoet aan de gemaakte afspraken en kwaliteitseisen, met een goede ordening en toepassing van waardering, selectie en metadata.
- Actuele hulpmiddelen voor documentbeheer en archivering, zoals een autorisatiematrix, werkafspraken, handleidingen, een ordeningsstructuur, een overdrachtsplan en dashboards.
- Een goed functionerende SPO-omgeving die is voorbereid op toekomstige overdracht.
Jouw profiel
- Je hebt minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een vergelijkbare opleiding.
- Je hebt meer dan twee jaar aantoonbare ervaring met een documentmanagementsysteem en digitaal archiveren.
- Je hebt kennis van en ervaring met documentair informatiebeheer, dienstverlening en DIM-gerelateerde ICT-middelen, in het bijzonder SharePoint.
- Je kunt zelfstandig trainingen geven en het bijbehorende materiaal opstellen, zoals presentaties, werkafspraken en instructies.
- Je hebt bij voorkeur ervaring met documentbeheer in SharePoint Online.
- Je hebt bij voorkeur kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals de Woo, AVG, Archiefwet, BIHR en het toepassingsmodel voor metadata.
- Ervaring met grootschalige infrastructurele projecten en werken binnen een overheidsinstelling is een pré.
- Je bent analytisch en kunt verbanden leggen.
- Je bent dienstverlenend en klantgericht en pakt verzoeken praktisch op.
- Je hebt een hands-on mentaliteit, denkt in werkbare oplossingen en neemt initiatief om verbeteringen door te voeren.
- Je kunt verbetervoorstellen overtuigend presenteren en draagvlak creëren.
- Je werkt zelfstandig, gestructureerd en nauwkeurig en hebt oog voor detail.
- Je communiceert goed, mondeling en schriftelijk. Je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen, gebruikers instrueren en begeleiden en goed luisteren naar de vraag achter de vraag.
- Je bent omgevingsbewust en blijft jezelf ontwikkelen.
Functie-eisen
- Je hebt minimaal hbo-denk- en werkniveau en een afgeronde mbo-opleiding in informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
- Je hebt meer dan twee jaar aantoonbare werkervaring met een DMS en digitaal archiveren.
- Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en van DIM-gerelateerde ICT-middelen, waaronder SharePoint.
- Je kunt zelfstandig trainingen geven en het benodigde materiaal opstellen, zoals presentaties, werkafspraken en instructies.
- Je beheerst de Nederlandse taal.
Functie-wensen
- Het is een pre als je aantoonbare ervaring hebt met documentbeheer, specifiek in SharePoint Online
- Bij voorkeur heb je kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata
- Het is een pre als je kennis hebt van en ervaring hebt met (grootschalige) infrastructurele projecten
- Bij voorkeur heb je kennis van en ervaring met werken bij een overheidsinstelling
Extra Informatie
- Aantal uur 24
- ZZP mogelijk? Nee
- Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
- Startdatum zo spoedig mogelijk
- Opleidingsniveau MBO, HBO