Office assistent

Hier ga je aan de slag

Over Zuidas/ZuidasdokZuidas

Bouwen aan een unieke Amsterdamse stadswijk, waar duizenden mensen wonen, werken en recreëren. Dat is ons werk. We doen dat in opdracht van de gemeenteraad van Amsterdam. Zuidas is een internationale toplocatie, op een strategische plek tussen de binnenstad en Schiphol. Het gebied ontwikkelt zich tot een complete stadswijk. Een toplocatie waarin werken, wonen en voorzieningen worden gecombineerd, en met een sterk internationaal karakter. Zuidas kenmerkt zich door een goede bereikbaarheid vanwege de nabijheid van station Amsterdam Zuid, verschillende metrostations, de snelweg A10 Zuid en de nabijheid van Schiphol.

Zuidasdok

Tegelijkertijd met de gebiedsontwikkeling Zuidas wordt een van de belangrijkste infrastructurele projecten van Nederland gerealiseerd: Zuidasdok. Om de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad te bewaken en de leefbaarheid in Zuidas te vergroten, realiseren we met Zuidasdok het volgende:

• Vernieuwen en uitbreiden station Amsterdam Zuid
• Verbreden en deels ondergronds brengen snelweg A10 Zuid
• Herinrichten van de knooppunten De Nieuwe Meer en Amstel
• Herinrichten openbare ruimte stationsgebied

De opdrachtgevers van Zuidasdok zijn het Rijk, de provincie Noord-Holland, Vervoerregio Amsterdam en gemeente Amsterdam. De uitvoerende organisaties voor Zuidasdok zijn Rijkswaterstaat, ProRail en de gemeente Amsterdam, samen vormen zij de programmaorganisatie Zuidasdok.

Werklocatie: Strawinskylaan, 59, 1077XW, AMSTERDAM

Ben jij een dienstverlener in hart en nieren? Heb je ervaring als receptionist en facilitaire zaken of relevante werkervaring? Wil je een onderdeel zijn van het grootste bouwproject van Nederland, project Zuidasdok in de gemeente Amsterdam? Geïnteresseerd? Lees verder en solliciteer met een leuke motivatie brief! 

Voor het kantoor van het Programma Zuidasdok, de Homebase, in Amsterdam Zuidoost zoeken wij een Office Assistent voor de receptie en facilitaire en administratieve werkzaamheden voor 32 uur per week. Werktijden zijn maandag t/m donderdag van 08:30-17:00 uur. Je bent een pro-actieve doener kan goed met mensen omgaan en weet wat er facilitair moet gebeuren om de voorzieningen voor de overige collega’s in de Homebase op orde te hebben t.b.v. hun werk. De Office Assistent maakt onderdeel uit van het team van Secretaresses/ Project ondersteuners. Bij voorkeur heb je ook een BHV-certificaat of ben je bereid, op kosten van Zuidasdok, deze te behalen.

De functie

• Als Office Assistent zorg je voor een professionele ontvangst en een goed georganiseerde, veilige en verzorgde werkomgeving binnen de Homebase van Programma Zuidasdok. 
• Je ondersteunt medewerkers en bezoekers met receptie-, en proactieve facilitaire en administratieve dienstverlening. Daarmee ondersteunt de functie indirect de realisatie van een van de grootste infrastructurele projecten van Nederland en de verbetering van de bereikbaarheid van Amsterdam en de noordelijke Randstad.
• De dienstverlening verloopt aantoonbaar zelfstandig, gastvrij en betrouwbaar. De facilitaire voorzieningen zijn op orde, storingen en tekorten worden tijdig gesignaleerd en opgevolgd, het secretariaatshandboek is actueel en de medewerker draagt proactief bij aan verbeteringen in de dagelijkse ondersteuning.
• De Office Assistent ondersteunt vanuit de Homebase het programma Zuidasdok. Dit programma omvat onder meer de uitbreiding van station Amsterdam Zuid tot een van de grootste stations van Nederland, de verbreding van de A10 Zuid, de bouw van twee snelwegtunnels in het hart van de Zuidas en de aanpassing van veertien viaducten bij knooppunt De Nieuwe Meer.

Dit doe je op een gemiddelde werkdag

• Ontvangen en begeleiden van bezoekers: je heet bezoekers welkom, beantwoordt vragen en verwijst hen naar de juiste collega of vergaderruimte. 
• Beheren van de receptie en bereikbaarheid: je beantwoordt de algemene telefoonlijn, verwerkt binnenkomende verzoeken en maakt of wijzigt afspraken.
• Ondersteunen van toegang en veiligheid: je maakt en registreert toegangspassen, controleert de nooduitgangen en voert waar nodig BHV taken uit.
• Beheren van werk- en vergadervoorzieningen: je reserveert vergaderzalen, houdt de entree, pantry’s en zalen representatief en verzorgt lunchbestellingen.
• Coördineren van facilitaire zaken: je bestelt kantoor- en verbruiksartikelen, onderhoudt contact met leveranciers en bewaakt de afhandeling van storingen en onderhoudswerkzaamheden.
• Uitvoeren van administratieve werkzaamheden: je stelt algemene documenten op, actualiseert het secretariaatshandboek en beoordeelt facturen van facilitaire contracten.

Eisen:

• Minimaal MBO-opleiding of aantoonbaar MBO werk- en denkniveau;
• Beschikt aantoonbaar over minimaal 3 jaar werkervaring in een relevante functie, waaronder ervaring met het beantwoorden van telefoontjes en klantvragen;
• Beschikbaar voor 32 uur per week, met werktijden van maandag tot en met donderdag van 08:30 tot 17:00 uur;
• Je bent proactief, hebt een dienstverlenende instelling en neemt eigenaarschap voor je werk;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal.

Wensen:

• Je kunt goed samenwerken met andere secretariële collega’s en hebt een goede beheersing van de Engelse taal (30 punten);
• Beschikt over een BHV-diploma of is bereid deze training te volgen (10 punten);
• Beschrijf in een korte motivatie (max 1 A4) waarom de kandidaat deze functie graag vervuld, voldoet aan de eisen en wensen en daarom bij uitstek geschikt is voor deze functie. (40 punten).

Aan competenties breng je mee:

• Inzicht: Inzicht hebben en verkrijgen in situaties, problemen en processen. Het uiteenrafelen van problemen en de onderdelen op systematische wijze onderzoeken. Het hebben van een volledig beeld van de context en overzicht op het geheel;
• Kwaliteitsgerichtheid: Hoge kwaliteitsnormen hanteren en streven naar voortdurende verbeteringen en borging van kwaliteit;
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team;
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant;
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties;
• Initiatief: Onderneemt zelfstandig actie. Signaleert kansen en zet deze om in verbeterings- en vernieuwingsacties, die bijdragen aan betere organisatieprestaties. 

• Bruto maandsalaris tussen € 2596 ,- en € 3743 ,- (o.b.v. 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en ervaring);
• Een parttime/fulltime functie van 32 uur;
• Opdracht van een jaar mét een optie tot verlenging!
• Direct pensioenopbouw en 8 % vakantiegeld;
• Reiskostenvergoeding tot 45 km per rit: €0,10/km (auto), €0,15 (fiets/lopen), €0,21 (OV);
• Thuiswerkvergoeding van €3,25 per dag;
• Gezellig en ambitieus team binnen een maatschappelijke organisatie.
• Eindejaarsuitkering bovenop je salaris van een percentage van 9,05 procent per uur.
• Maandelijkse bruto tegemoetkoming van €54 voor ziektekosten, ongeacht de omvang van het dienstverband. 
• Veel ruimte voor professionele en vakinhoudelijke ontwikkeling.
• Werken aan onderwerpen met directe maatschappelijke impact.